7 Tips para iniciar prácticas ágiles

Cuando nos planteamos iniciar algo en nuestra vida, el primer paso que damos siempre es buscar información y obtener conocimiento al respecto. Cuando queremos hacer esto en nuestra organización y/o equipos, debemos tener presente que es importante identificar las cosas que no están funcionando y aquello que quieres mejorar o cambiar. 

Si estás planteando iniciarte en prácticas ágiles, define un objetivo y comunícalo a tu organización y/o equipo para que todos estén alineados y trabajando para un mismo fin, tener esto claro desde el inicio ayudará a tomar mejores decisiones y a establecer una estrategia acorde para alcanzarlo. 

A continuación, te muestro siete acciones que te ayudarán a implantar prácticas ágiles en tu organización y/o equipo.

1. Comunícate con tu equipo a diario

Crea un espacio para compartir con tu equipo, mantenerlos informados y sincronizados. Inicia con una daily, esta sesión les ayudará a comunicar y conocer lo que se ha avanzado, aquello que les impide continuar, si hay algún riesgo, identificar las tareas pendientes, saber quién necesita ayuda y cómo podemos ayudarle, etc. 

El objetivo de esta sesión es mantener el contacto y permitir la colaboración como equipo teniendo presente lo que se quiere alcanzar. Se propone generar una conversación que aporte valor.

Antes de iniciar la daily:

• Define un horario y lugar habitual para así evitar desperdicio de tiempo de organización y espera.
• Define un mecanismo para controlar el tiempo de la sesión. Máximo 15 minutos.
• Promueve la participación de todos por igual. 
• Evita interrumpir a quien habla.
• Propicia la transparencia, la comunicación sin juzgar la opinión de los demás.
• Recuerda que no es una sesión para hacer un reporte.

2. Identifica tu demanda

Cuando queremos organizar nuestro trabajo, se debe identificar quién nos está haciendo peticiones y el tipo de elementos/tareas que se suelen atender. Conocer esto te ayudará a clasificar la demanda del equipo.

Se pueden mencionar dos tipos de demanda: la demanda predictiva y la demanda reactiva.

Demanda predictiva: es aquella en la que conocemos con antelación los elementos que se deben atender, podemos realizar estimaciones y planificar su ejecución.

Demanda reactiva: hace referencia a la entrada de elementos de trabajo no predecibles, lo cual hace que se deba priorizar continuamente.

3. Modela tu flujo de trabajo

Procura estructurar tus flujos de trabajo end-to-end. Empieza por obtener información del  flujo de trabajo actual, evidencia los puntos claves del proceso para optimizarlo y define las herramientas que nos ayuden a modelar y dar visibilidad. 

A continuación te dejo algunos conceptos que serán importante recordar:

• Workflows y estados: los workflows (o flujos de trabajo) definen las etapas que debe y puede transitar una tarea para llevarse a cabo, estas etapas suelen representarse mediante estados. Un workflow, por tanto, tendrá estados y transiciones (relaciones) entre ellos para modelar la vida del trabajo que está entrando al sistema. Puede pasar que las columnas definidas en el tablero y el flujo de trabajo estén relacionadas uno a uno.
• Tablero (board): es una herramienta visual que permite modelar el proceso por el cual debe pasar un elemento cuando entra en el sistema. Esta información se muestra en forma de columnas y cada tarea que entra debe pasar por cada una de ellas hasta que sea completada. El flujo de las tareas debe ser continuo y obligatorio, avanza en una sola dirección y de forma fluida: es como el paso del tiempo, no se puede retroceder. El tablero más básico y frecuentemente usado está formado por las columnas: TO DO (lo que tengo que hacer), DOING (lo que estoy haciendo ahora mismo) y DONE (lo que he realizado). Sin embargo, todo tablero es un ente vivo que puede modificarse cuando así se requiera y depende de la naturaleza del equipo.
• Transiciones: describen de forma detallada las condiciones que debe cumplir cada elemento para ir de un estado a otro. Por ejemplo, el método Kanban propone entre sus principios las políticas explícitas para definir explícitamente las normas del uso del tablero, convenciones de colores según tipos de solicitudes, condiciones que debe cumplir para pasar de un estado a otro, la definición de las condiciones para determinar cuándo empieza o finaliza el trabajo (DoR/DoD), etc.

4. Utiliza herramientas visuales: crea un panel físico

Crea un panel físico para visualizar el flujo y organizar el trabajo en curso, empieza con las siguientes columnas básicas TO DO, DOING y DONE. Pon en práctica lo que has definido sobre el flujo de trabajo y el tipo de demanda. 

Cuando modelamos un flujo de trabajo y hacemos la definición de un tablero, se debe considerar mantener un ritmo constante de cada elemento que entre desde el inicio hasta final y se deben identificar los estados, hacer convenciones, comunicarlas y ayudar a que sea legible la información contenida en el tablero. Por ejemplo, una convención de la comunidad es usar post-it rojos para identificar los bloqueos.

5. Crea un equipo multifuncional

Teniendo en mente que necesitamos entregar valor continuamente y en períodos cortos de tiempo, no es descabellado pensar que contemos con un equipo capaz de atender las peticiones desde el inicio hasta el final. Crear un equipo que pueda ayudarte en cada una de las etapas de desarrollo (conocer al cliente y su necesidad, diseñar y planificar, desarrollar la solución, hacer la entrega, validar como ha sido recibido, obtener el feedback, etc., etc.) para atender y entregar resultados con poco desperdicio y lo más enfocado posible. 

Se hace necesario entender que los equipos deben ser flexibles y capaces de reconfigurarse según las necesidades existentes en un momento dado. Para armar un equipo de alto rendimiento enfócate en:

• Tener un propósito que los guíe a todos por igual.
• Estar centrados en el cliente.
• Promover la autoorganización y empoderar la toma de decisiones.
• Mejorar continuamente.
• Apostar por objetivos que sean retadores para el equipo y sus miembros.

6. Piensa funcionalmente

Cuando vas a definir las tareas/actividades que necesitas hacer, se debe pensar en poner en el panel y aportar información sobre las cosas que son funcionales. Pensar funcionalmente es definir aquello que aporta valor, que es lo mismo, aquello que se va a usar, que funciona. 

El panel no debe ser usado como un calendario o un tracking de las tareas que haces día a día, por el contrario va a ayudar a tener visibilidad del estado de las tareas que deben realizarse; con esto ayudamos a que la información fluya en el equipo, promueve la colaboración en tareas que deben ser atendidas, apoya la toma oportuna de decisiones y mucho más. 

Registrar en el panel elementos funcionales nos ayudará a saber las que cosas pueden ser entregadas al llegar al final del sistema. Te propongo evalúes los siguientes puntos para cada elemento que definas y quieras incluir en el panel.

• Piensa siempre en el objetivo final. Por ejemplo, ¿tiene sentido registrar en una tarjeta la ejecución de una reunión? Puede que sí. Sin embargo, por experiencia se debe mantener el foco en el objetivo final digamos “Instalar un cluster 30 nodos” o “Autenticar al usuario” y para ello seguramente se darán reuniones, conversaciones, documentación, etc.; que definan las características y condiciones de la tarea. 
• Enfócate en aquello que debemos hacer para que el usuario final consiga su objetivo. Para ello preguntarse: cuando la tarea esté finalizada ¿el usuario habrá alcanzado su objetivo? Y luego, ¿tendría sentido una tarea como esta?. Por ejemplo: “Crear el microservicio de pago” o al cliente le sería más útil algo como:  “Pagar los servicios domésticos”.
• Refleja un avance en cada ciclo de ejecución o lo que es igual esta tarea puede ser completada en un ciclo de ejecución. Te recomiendo que hagas las tareas lo más pequeñas y específicas que puedas. Imagínate la tarea “Crear infraestructura del proyecto XYZ” necesitamos crear tareas más pequeñas que permitan que el cliente obtenga resultados pronto para que pueda validar que lo que se ha hecho es lo que necesita: definir arquitectura, identificar número de servidores, definir comunicaciones, instalar workstations del core, instalar workstations del cliente 0, instalar workstations del cliente 1, etc. 
• Expresa de forma simple lo que se quiere lograr. Una tarea debe ser autodescriptiva de tal forma que cualquier persona que la lea pueda entender y conocer de qué trata, quién está trabajando en ella y cuál es su estado. Cuanta más información expresemos en nuestra tarea, más fácil será que nuestro equipo pueda conocer qué estamos haciendo y dar trazabilidad al flujo.

7. Mejora continuamente

Utiliza la mejora continua como un hábito dentro de tus actividades. Las metodologías ágiles proponen mecanismos de inspección y adaptación que nos ayudan a la búsqueda constante de oportunidades para crecer como organización y/o equipo. 

La retrospectiva es una dinámica que te ayudará a conectarte con tu equipo y obtener de forma organizada una retroalimentación sobre lo que ha funcionado, descubrir aquello que se debe mejorar y definir las acciones a realizar para lograr un avance.

No hay un momento exacto para su ejecución. Por tanto, cuando el equipo lo considere oportuno y se necesite saber qué ha pasado o qué está pasando, o qué se puede mejorar, una retrospectiva es un espacio que permitirá conocer el funcionamiento como equipo y puede estar acotada a buscar acciones concretas para un tema.

Te recomiendo tomes en cuenta lo siguiente para antes de una sesión de retrospectiva:

• Identifica y escoge la dinámica que quieres usar.
• Ten la mente abierta y estar con disposición a participar.
• Evita criticar a las personas como individuo, se debe enfocar en el equipo.
• Documenta lo conversado y sobretodo crea una lista de las acciones a ejecutar y su responsable.
• Haz seguimiento de que lo que se ha acordado para mejorar se realice.

Revisa las fichas ágiles disponibles en www.autentia.com para obtener más información sobre la ejecución de estas y otras sesiones.

Qué te dejo…

Espero estos siete puntos sean de ayuda y te animen a cambiar la manera de hacer las cosas, iniciar algunas prácticas ágiles y crear hábitos que ayuden a tu organización y/o equipo a ser más efectivos y promover un ambiente de trabajo mucho más feliz donde las personas quieran estar y que sea propicio para la generación de nuevas ideas. 

Recuerda que lo importante es empezar, por lo tanto, hazlo desde donde estés, pon en práctica lo que consideres que aplica a tu equipo y sé consciente de que podrás mejorar y cambiar las cosas en cualquier momento. Te recomiendo como mínimo: 

• Identificar las cosas que no están funcionando y quieres mejorar.
• Centrar las acciones en las personas: en tu equipo y en el cliente.
• Visualizar el trabajo para fomentar la transparencia y la colaboración.
• Evaluar frecuentemente lo que se puede mejorar.

Además, para que no olvides estos 7 tips para iniciar las prácticas ágiles, te dejo esta infografía que espero te sea útil:

Recuerda compartirla y déjame tus comentarios.

Un abrazo