Kanbanize, una plataforma de gestión lean

Recientemente he tenido la oportunidad de probar la herramienta Kanbanize tras una recomendación por parte de Gabi Monreal con quien coincidí en el AOS 2022 de Barcelona.

Kanbanize es una plataforma para la gestión ágil de proyectos que permite a los usuarios visualizar las iniciativas clave de la compañía y los elementos de trabajo en múltiples niveles de jerarquía. Para conseguirlo dicha plataforma profundiza en los principios y la ejecución del Método Kanban.

Para empezar a usar Kanbanize sólo tienes que dirigirte a https://kanbanize.com/es y pulsar sobre Prueba Kanbanize gratis. Tras registrarte podrás disfrutar de un periodo de prueba de 14 días. En nuestro caso este periodo de prueba fue extendido automáticamente 14 días más al finalizar el periodo de prueba inicial.

Índice de contenidos:

1. Planes de precio
2. ¿Qué ofrece Kanbanize?
3. Gestión de usuarios
4. Reglas de negocio
5. Integraciones
6. Administración de tarjetas
7. Seguridad y Auditoría
8. Conclusiones

Planes de Precio

El plan de precio de Kanbanize se da en dos formatos: el formato anual que permite un ahorro considerable de dinero y el plan mensual.

El precio base para la versión Standard lo podemos ver en la siguiente imagen:

Y como podemos ver disponemos de dos complementos adicionales. Por una parte las Reglas de Negocio, con las que podemos implementar la automatización en nuestros flujos de trabajo. Y por otro lado el complemento SSO + 2FA que agrega los módulos Single Sign-on y Two-factor Authentication garantizando un nivel de seguridad extra.

Se debe indicar que el precio mínimo contiene licencias para 15 personas y su precio se va incrementando para licencias de 5 en 5. En caso de requerir un número más amplio de licencias o bien querer contratar el plan Enterprise deben ponerse en contacto con su departamento de ventas.

Las principales diferencias entre el plan Standard y el plan Enterprise son:

Debemos además indicar que la prueba de la herramienta se ha hecho sobre la versión web 9.4 y no se han tenido en cuenta las versiones para plataformas móviles.

¿Qué ofrece Kanbanize?

Pues por su nombre no debería ser una sorpresa que gestionar tu portfolio de proyectos o productos con una herramienta de gestión lean basada en el Método Kanban. Pero no es una herramienta cualquiera, ya que permite no sólo aplicar el Método Kanban hasta el más mínimo detalle sino que además permite aplicar otros conceptos como veremos más adelante que no hacen más que sumar enteros a su funcionalidad.

Lo primero que verás una vez que accedas a Kanbanize será tu dashboard con un espacio de trabajo demo para que puedas jugar con el. Si lo que quieres es ir al grano sólo debes crear un nuevo espacio de trabajo y se te darán dos opciones:

• Espacio de trabajo del equipo. Está diseñado para los equipos. La carpeta recoge los tableros Kanban que visualizan los flujos de trabajo del equipo donde colaboran los miembros del equipo.
• Espacio de trabajo de gestión. Está diseñado para los Managers y les permite conectar uno o más tableros de equipo a un único diseño de gestión para seguir fácilmente el progreso de varios departamentos y proyectos.

A señalar que sólo un miembro con permisos podrá generar nuevos espacios de trabajo.

Kanbanize cumple con las expectativas en cuanto al menú de opciones se refiere. Podemos verlos en la imagen siguiente:

Como era de esperar entre sus opciones se encuentran desde la gestión de usuarios a equipos, roles y permisos. Hasta la gestión de todos los conceptos Kanban como pueden ser fijar los Límites Wip, Bloqueadores, Reglas de negocio, etc.

Un apartado que personalmente tengo que destacar es la visualización del menú mediante iconos que facilitan y guían al usuario. Los menús no son complejos y te habituas a ellos rápidamente.

Gestión de usuarios

La gestión de usuarios también nos permite invitar a usuarios a un tablero, desactivarlos y eliminarlos completamente. Para hacer la importación de usuario en modo masivo permite la carga desde un archivo externo. Kanbanize permite la importación desde archivos xls, xlsx, csv y txt.

Sin embargo, otro aspecto muy importante de la gestión de usuarios en cualquier plataforma pasa por la administración de privilegios, roles, miembros del tablero o administradores del espacio de trabajo.

He notado que al invitar un usuario le da permisos de Admin y he tenido que cambiar los privilegios del mismo. Pero en cualquier caso siempre se pueden crear roles y asignarlos a los usuarios. El rol que te encuentras por defecto es el rol default.

Además, del rol default me creé un rol de prueba para probar las capacidades:

La asignación de miembros a los tableros se hace bastante sencilla. Simplemente debes seleccionar el tablero en cuestión y se te mostrarán una lista de usuarios asignados y no asignados de forma que de los no asignados puedas seleccionar y agregar (otorgando previamente un rol) y de los que estén asignados te da la opción de desasignar como se puede ver en la captura:

Para la administración de los espacios de trabajo no podía ser más simple. Un botón binario al lado de cada usuario. Si quieres que sea administrador un usuario determinado sólo activa el botón. Así de simple:

Antes de cerrar el punto de la gestión de usuarios me gustaría comentar que existe la posibilidad de gestionar equipos. Cuando se dispone de una agrupación grande de personas puede ser interesante incluirlas dentro de un equipo. Así diferentes personas con diferentes roles estarían trabajando bajo una misma agrupación identificada y a la que se le puede asignar al menos un tablero.

Por último, indicar que desde la configuración y gestión de usuarios también se pueden modificar las ya conocidas limitaciones del WIP de los usuarios así como los paneles de control.

Reglas de Negocio

Las reglas de negocio son una potente herramienta de automatización que se ofrece y permite automatizar procesos, dependencias e interacciones. Estas te permiten definir reglas que serán disparadas por ciertos eventos.

Kanbanize dispone de un conjunto de plantilla de reglas de negocio creadas y que pueden ser modificadas a gusto del consumidor. Entre otras plantillas podemos encontrar las siguientes:

Integraciones

Otra característica que posee Kanbanize es la referente a la integración. Estas integraciones se dividen en dos bloques:

1. Integraciones de correo. Entre otros permite generar tareas con un mero reenvío, aunque también se pueden añadir comentarios, manipular las tarjetas o redirigir el correo electrónica a Kanbanize
2. Integraciones con aplicaciones. En lo relativo a las integraciones con aplicaciones Kanbanize distingue diferentes categorías que se pueden ver a continuación:

Administración de tarjetas

La administración de las tarjetas en Kanbanize se da en seis sabores:

1. Bloqueadores. Permiten identificar con un icono la tarjeta bloqueada así como las acciones que se pueden llevar a cabo mientras está bloqueada.
2. Pegatinas. Vienen a ser icono identificativos para nuestras tarjetas. Podemos encontrar pegatinas para identificar riesgos, falta de presupuesto o una necesidad de investigación entre otros.
3. Etiquetas. Agregan una etiqueta a las tarjetas. Nosotros las hemos utilizado para categorizar problemas, categorizar las mismas tarjetas, identificar versiones, entre otras funciones.
4. Tipos. Permite crear tu propia agrupación de tarjeta para trabajar en tu día a día. Desde la tradicional: bug, tarea, error a otra clasificación como es épica, historia de usuario, tarea, spike, habilitador técnico y bug. En tu imaginación está el poder de esta opción.
5. Plantillas. Con las plantillas vas a poder personalizar las tarjetas. Una forma práctica de sacarles provecho puede ser generar una plantilla por tipo de tarjeta. De esta forma puedes tener una plantilla para «Historias de Usuario» otra para «Ideas», etc.
6. Campos personalizados. No puede haber un menú de administración de tarjetas sin la opción de agregar campos personalizados. Porque en Kanbanize ya han incluido de serie lo más utilizados pero ¿qué quieres agregar un campo adicional a tu gusto? pues no se diga más. Kanbanize permite que te hagas con ello desde la sección de campos personalizados.

Seguridad y Auditoría

En aspecto de seguridad se propone una serie de controles sobre las tarjetas y además permite generar registros de auditoría. Todo ello proporciona un entorno bajo el que gestionar la seguridad. Importante destacar que estos controles sólo son controlados por los propietarios de la cuenta o aquellos usuarios con dicho privilegio asignado.

Conclusiones

Tras un mes intensivo de uso de la herramienta Kanbanize podemos decir que cumple plenamente con nuestras expectativas con lo que respecta a una herramienta que permite gestionar proyectos lean basándose en el Método Kanban.

Todos y cada uno de los principios así como de los tres pilares básicos de Kanban se ven reflejados en ella a la perfección.

Debemos de indicar que aunque la agrupación de temas sobre la herramienta aquí tocados son los más extensos y amplios existen otras funcionalidades que cubre Kanbanize que nos han llamado poderosamente la atención y son:

1. La primera de ellas es la gestión y seguimiento de los OKRs con Kanbanize. Ya que te permite utilizar las iniciativas, para visualizar tus metas/objetivos de alto nivel y definir tus resultados/productos clave. Permite ver todo el progreso de los mismos mediante la evolución diaria a través de gráficas.
2. La generación del Cross Team Refinement Board o tablero de dependencias cruzadas entre los equipos. Lo que te permite visualizar las dependencias entre los diferentes equipos y el estado del trabajo. Pudiendo tomar decisiones al respecto en el acto para evitar riesgos y cumplir con los objetivos.
3. El Forecasting y las Analíticas. Kanbanize permite aplicar el Forecasting, utilizando para ello el histórico de datos y aplicando el Método Monte Carlo permite responder a preguntas como ¿cuándo estará lista la funcionalidad X? ¿Está el equipo estimando correctamente?

Desde mi opinión, Kanbanize es una herramienta completa, sencilla de utilizar y con una curva de aprendizaje bastante afable y natural. Su interfaz es amigable y simplista poniendo detalle en la visualización con iconos personalizables. Por tanto, consideramos que es altamente una herramienta a considerar si tus proyectos y planificación se basan en el Método Kanban. Y si te has quedado corto con lo explicado en este artículo siempre puedes solicitar una demo desde la web de Kanbanize.

Recuerden que en Autentia damos soporte a la implantación corporativa de metodologías ágiles ayudando a la transformación digital de grandes organizaciones. Te invito a que te informes sobre los servicios profesionales de Autentia.