Gestión de expedientes en el ámbito de las Administraciones Públicas (IV): buscando en las forjas una solución.

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Gestión de expedientes en el ámbito de las Administraciones Públicas (IV): buscando en las forjas una solución.

0. Índice de contenidos.


1. Introducción

En este cuarto tutorial vamos a realizar un análisis de las soluciones basadas en software open source que podemos encontrar para llevar a cabo la gestión de expedientes en el ámbito de las Administraciones Públicas.

Para ello comenzaremos usando la gestión del conocimiento de las propias Administraciones Públicas, quienes a raíz de La ley 11/2007, de 22 de Junio, de Acceso Electrónico de los
Ciudadanos a los Servicios Públicos (art. 46), y del Real Decreto 4/2010, de 8 de Enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración
Electrónica (art. 17), están obligadas a favorecer la reutilización de soluciones por todas las Administraciones Públicas.

La lógica y el principio de DRY (Don’t Repeat Your Self) van de la mano, si una organización invierte en una solución y además esa inversión se realiza con dinero público,
es lógico que cualquier otra administración pueda beneficiarse de dicha inversión; el negocio es el mismo. Yendo un paso más allá, cualquier ciudadano u organizacíon debería poder beneficiarse de dicha inversión
de modo tal que si esa solución satisface sus necesidades pueda reutilizarla. Veremos que efectivamente algunos de esos proyectos están liberados a los ciudadanos con licencias open source (con limitaciones comerciales),
otros no, otros solo permiten su difusión entre Administraciones Públicas.

El handicap de estas soluciones en relación a su reutilización es doble:

  • que hayan sido construidas con software no propietario o el coste de una nueva implantación no sea elevado, por ejemplo, si está acoplado con un motor concreto de base de datos, y
  • que hayan sido diseñadas pensando en su reutilización y no en la solución de casuísticas de negocio muy locales.

Con todo lo dicho, vamos a navegar entre el contenido de las distintas forjas o plataformas colaborativas, existentes en el ámbito de las Administraciones Públicas.

Un último apunte, no realizaremos ninguna valoración cualitativa, en este tutorial nos limitaremos a enumerar las soluciones disponibles y sin entrar aún a analizar en detalle cómo
afrontan los requisitos funcionales y técnicos ya vistos en el tutorial anterior.


2. Forjas.

El termino forja hace referencia a una plataforma colaborativa de desarrollo de software y su objetivo es la difusión del mismo. La forja tiene como
soporte físico un CMS (Content Management System) que sirve de gestión del conocimiento y contiene proyectos de software, normalmente open source, para
su reutilización por el resto de miembros de la comunidad.

De entre las forjas que podemos encontrar en el ámbito de las Administraciones Públicas, vamos a examinar el contenido de las siguientes:

Algunas permiten la descarga del software directamente, otras previo registro y las más abiertas disponen el software directamente en un repositorio público de código. Las licencias del software también son dispares.


3. Soluciones disponibles.

Vamos a distinguir entre soluciones de registro, tramitación e integrales, y haremos hincapié en aquellas liberadas al público en general.


3.1. Módulo de registro.


3.1.1. AWR Aplicación Web de Gestión de Oficinas de Registro.

AWR da soporte a la operativa básica de de las oficinas de registro, cubriendo las funcionalidades más habituales de las oficinas presenciales, es compatible con SICRES 3.0 y permite la integración con SIR (Sistema de Interconexión de Registros). No está documentado que permita la compulsa electrónica de documentos.

Requiere de Oracle 10g como motor de base de datos y solo está certificado para un sistema Linux de 32bit usando como servidor de aplicaciones Jboss Server 4.0.5.

Su descarga está disponible a través de la forja y se complementa con la aplicación de Intercambio Registral (CIR).

Licencia: EUPL.

Fecha de liberación: 2011

3.1.2. ARES Registro Interno de Entrada/Salida de la Junta de Andalucía.

Ares
es la aplicación de registro de entrada y salida desarrollada para los Centros directivos/Servicios de la Consejería de Turismo, Comercio y Deporte de la
Junta de Andalucía.

Es una aplicación escrita en Groovy y Grails, hace uso de Spring 2.5, requiere Oracle 10g como repositorio de información y un servidor ldap para la gestión de identidades.

El código fuente está disponible para su descarga desde la forja y tiene como sistema de gestión del ciclo de vida del proyecto ant.

No consta que cumpla la normativa de intercambio registral.

No tiene un soporte integrado para la compulsa electrónica de documentos, dicha funcionalidad se cubre con una segunda aplicación denominada
COMPULS@
que podemos encontrar también en la misma forja aunque no está disponible para la descarga directa, hay que realizar una solicitud.

Licencia: Software abierto a todos los sectores.

Fecha de liberación: 2011

3.1.3. REGWEB: registro de Entrada/Salida del Gobierno de las Islas Baleares.

REGWEB es una aplicación para gestionar regisros presenciales de entrada y salida de un organismo. La herramienta genera un número de registro y un sello con los datos del registro (oficina, fecha y hora) que se puede imprimir sobre el documento registrado.

Es una aplicación con arquitectura J2EE (JSP/Servlets + EJB) compatible con DB2 y PostgreSQL como motores de base de datos y servidor de aplicaciones: Jboss.

Aún no está disponible para su descarga desde el repositorio público del Gobierno de las Islas Baleares.

Licencia: GPLv3.

Fecha de liberación: N/A

3.1.4. E-REG: Servicios Comunes de Tramitación Electrónica de la Comunidad de Madrid.

E-REG es el sistema telemático de recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones de los ciudadanos a alguna unidad de la Administración regional,
implementa también firma electrónica, portafirmas para realizar las compulsas, consulta de expedientes, pasarela de pagos para las tasas y verificación de los documentos electrónicos.

Hace uso de Oracle 9/10, servidores de aplicaciones IAS, la pasarela de pagos de TB Solutions, una plataforma ASF para firma electrónica de TB Solutions, Documentum para archivo electrónico y formularios, librería iText y plataforma Livecycle de Adobe.

No disponible para su descarga, pero me han parecido interesantes las especificaciones técnicas.


3.2. Módulo de tramitación.

3.2.1. Sistra: plataforma de tramitación y notificación telemática y Helium: gestor de expedientes corporativo del Gobierno de las Islas Baleares.

Sistra es la plataforma de tramitación y notificación telemática es una herramienta informática que permite la publicación de servicios telemáticos en el portal de una administración, poniendo a disposición del ciudadano un asistente de tramitación que le permite registrar de forma telemática una solicitud dirigida a cualquier órgano de la administración.

Dispone de una herramienta propia para la generación de los formularios y el diseño de los tramites.

Helium es una plataforma para la automatización de expedientes corporativos que facilita su implantación, reduciendo el tiempo de desarrollo y ofreciendo a los usuarios finales una vista homogénea entre los diferentes expedientes.

Está basado en jBPM 3, para la generación de documentos hace uso de OpenOffice, indexa la información con Lucene, hace uso de hibernate lo cuál permite abstraernos del motor de base de datos y usar postgresql, oracle o mysql, se puede configurar Alfresco como gestor documental y la autenticación de usuarios puede ser interna o contra un servidor ldap.

Licencia: GPLv3.

Fecha de liberación: 2010

3.2.2. Yingo: plataforma de tramitación del Ministerio de Cultura.

Yingo
es una herramienta de workflow de tareas que permite crear cualquier tipo de aplicación basada en la recogida y procesamiento de datos. Permite la gestión informatizada de los procedimientos de una organizacón, modelándolos y creando aplicaciones en base a la definición de los formularios en XML.

Está construido en tecnología JEE, usa Spring e Hibernate para la capa de persistencia y por defecto soporta Oracle 10i. En la capa de presentación hace uso de JSTL para JSP.

Licencia: EUPL.

Fecha de liberación: 2010

3.2.3. Motor de tramitación Trew@ del proyecto w@ndA de la Junta de Andalucía.

El proyecto w@ndA tiene como principal objetivo la creación de un marco de trabajo homogéneo para la tramitación de expedientes en la
Administración Andaluza. Trew@
es un motor de tramitación para la gestión del workflow administrativo.

Está construido en tecnología JEE y no es posible una descarga directa de la aplicación, se puede solicitar.

Como parte de w@ndA también podemos encontrar Model@,
una herramienta desarrollada en Java que permite al usuario crear gráficamente, gestionar y mantener diagramas de definición de procedimientos, pudiendo incorporar y generar definiciones
de procedimientos en el estándar XPDL. Ésta si esta disponible como descarga directa.

También podemos encontrar un motor para la generación de formularios denominado
FORMULA, que permite administrar y
realizar el diseño de formularios para su generación de forma dinámica.

Licencia: Software abierto a todos los sectores.

Fecha de liberación: N/A

3.2.4. Gest@: Gestor de Expedientes Electrónico de la Comunidad de Madrid.

Gest@ es la plataforma construida por la Comunidad de Madrid basada en Oracle BPM y desarrollado sobre JSF, Hibernate y Spring.

No disponible para su descarga; hago mención a ella, al igual que con e-reg, como prueba de que existen más soluciones (casi diríamos una por administración) y, en este caso, el código fuente no está disponible en ninguna forja.


3.3. Soluciones integrales.

3.3.1. SIGM: Sistema Integrado de Gestión de Expedientes Modular.

SIGM es una aplicación desarrollada para el inicio, tramitación, resolución y archivado del procedimiento administrativo, orientada a administraciones locales. Integra los dos módulos: registro y tramitación.

Está escrito en Java (Struts, Hibernate y Spring), puede hacer uso de varios motores de base de datos y correr en diversos servidores de aplicaciones; la gestión de identidad puede ser propia o hacer uso de un servidor ldap o active directory. La gestión de configuración se realiza con Maven y el motor de automatización de procedimientos es propio.

Licencia: Reconocimiento-No comercial 2.5 España de Creative Commons.

Fecha de liberación: 2008


4. Referencias.


5. Conclusiones.

Dejando a un lado el ego y aquello de que «nadie podría hacerlo mejor que yo», al menos, deberíamos plantearnos la posibilidad de hacer uso de soluciones
existentes, máxime cuando el negocio es el mismo. Lo hacemos continuamente con todo el software base de nuestras máquinas, no debería ser un problema el hecho de que sean de producción patria.

Aunque desde un punto de vista más realista, antes de embarcarnos en reutilizar una aplicación ya existente deberíamos primero:

  • buscar referencias de implantaciones similares
  • realizar alguna prueba de concepto previa, y
  • pensar en cómo vamos a necesitar evolucionar la solución.

En relación a este último punto pueden venir nuestros problemas reales, puesto que si la plataforma no cubre nuestras
particularidades locales necesitaremos el soporte necesario para evolucionarla de forma colaborativa dentro de la forja o de forma local como un fork propio.

Como vemos, centrándonos en el negocio de la gestión de expedientes y siendo simples ciudadanos no es que tengamos muchas opciones disponibles;
al menos estas son las de código libre que nosotros hemos encontrado. Tendríamos que elegir una y hacer alguna prueba de concepto.

Un saludo.

Jose

jmsanchez@autentia.com

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