Gestión de expedientes en el ámbito de las Administraciones Públicas (II): requisitos.

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Gestión de expedientes en el ámbito de las Administraciones Públicas (II): requisitos.

0. Índice de contenidos.


1. Introducción

Este es el segundo tutorial que publicamos sobre como llevar a cabo la gestión de expedientes en el ámbito de las Administraciones Públicas.
En el primero realizamos una definición del ámbito funcional
que vamos a abarcar y en este segundo vamos a elaborar un catálogo de requisitos tanto funcionales como no funcionales que debería cumplir la solución de software que elijamos o definamos para la automatización
de dicha gestión.

El objetivo es pues identificar unos requisitos de alto nivel, aunque vamos a entrar en detalle bajando a una definición
de historia de usuario, en terminología Scrum.

Para ello, tomaremos como base la definición del ámbito funcional ya realizada y seguiremos la normativa legal aplicable, realizando una división
entre el módulo de registro y el de tramitación.

Esta división, además de responder a propósitos de claridad y organización del catálogo de requisitos, responde a motivios de reutilización del estudio,
puesto que si bien el módulo de registro estará bastante acoplado al negocio de una Administración Pública en relación a los administrados y
será dificilmente extrapolable al ámbito de la empresa privada, los requisitos del módulo de tramitación podrían responder al ámbito de cualquier organización.


2. Requisitos funcionales.


2.1. Módulo de registro.

Podemos identificar los siguientes requisitos funcionales y vamos a numerarlos:

Número Historia
REG-RF-001 Como usuario del sistema quiero registrar cualquier tipo de solicitud para arrancar la gestión de un procedimiento administrativo. La primera historia épica y de alto nivel puesto que cubriría tanto el registro presencial como telemático.
REG-RF-001-1 Como administrado quiero autenticarme en el sistema con mi DNI.: normalmente será en un sistema aparte (la web corporativa de la Administración Pública) y la autenticación será para realizar un trámite específico. Todo en cumplimiento de la Ley 59/2003, de firma electrónica, Directiva 1999/93/CE, de 13 diciembre, por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica.
REG-RF-001-2 Como administrado quiero introducir la información necesaria para la solicitud en función del trámite concreto.
REG-RF-001-3 Como administrado quiero tener la posibilidad de realizar el pago de las tasas de forma electrónica.
REG-RF-001-4 Como funcionario del registro quiero autenticarme en el sistema con mi usuario corporativo: lo que implica un registro corporativo de identidades.
REG-RF-001-5 Como funcionario del registro quiero escanear en el sistema los originales presentados por el administrado.
REG-RF-001-6 Como funcionario del registro quiero disponer de un número de asiento asociado al registro y que el sistema lo imprima en un sello para pegarlo en la copia para el interesado/administrado.
REG-RF-002 Como funcionario del registro quiero realizar la compulsa electrónica de los originales presentados por el administrado al realizar la solicitud para verificar la originalidad de los mismos.
REG-RF-003 Como administrado quiero presentar la documentación estríctamente necesaria, no quiero presentar documentación que ya obre en manos de la administración: Los ciudadanos, en sus relaciones con las Administraciones Públicas, tienen el derecho de no presentar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante, en especial fotocopia del DNI (Real Decreto 522/2006, de 28 de abril) y volante de empadronamiento (Real Decreto 523/2006, de 28 de Abril) o a que se les solicite el consentimiento expreso como interesados, para acceder a los datos que acreditan que están al corriente de pago de sus obligaciones fiscales y con la Seguridad Social.
REG-RF-004 Como administrado quiero conocer el estado de una solicitud. En cumplimiento de la ley 11/2007, de 22 de Junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.
REG-RF-005 Como usuario del sistema quiero obtener copias de los documentos originales presentados, así como a todo el contenido de la documentación perteneciente a un trámite. Dichas copias electrónicas deberán configurarse en la descarga para no se puedan modificar por los destinatarios.
REG-RF-006 Como usuario del sistema quiero realizar búsquedas sobre el histórico de registros.
REG-RF-007 Como funcionario del registro quiero generar el listado del libro de registro de un organismo.
REG-RF-008 Como funcionario del registro quiero remitir un asiento a la oficina de registro competente siempre que estime que no es competencia de mi administración. Para ello el registro debe estar adherido al Sistema de Interconexión de Registros (SIR).
REG-RF-009 Como funcionario del registro quiero mantener una gestión de estados de un registro para correlacionar un trámite de entrada con el de salida y marcar una solicitud como resuelta.
REG-RF-010 Como funcionario del registro quiero recibir una alerta cuando se recibe un asiento remitido por otra oficina de registro.
REG-RF-011 Como funcionario del registro quiero relacionar documentación registrada en un asiento con otra para establecer una relación entre las mismas.
REG-RF-012 Como administrador del sistema quiero crear diferentes libros de registro y asignar el uso de uno como principal para cubrir la casuística de disponer de varias oficinas de registro en la misma administración.
REG-RF-013 Como administrador del sistema quiero que la organización interna de organismos se pueda crear o importar de un sistema ya existente.
REG-RF-014 Como aplicación quiero asegurar la trazabilidad de todas las operaciones que se realizan para conocer en cualquier momento quién ha realizado qué y cuándo.
REG-RF-015 Como aplicación quiero asegurar la validez de la información remitida realizando una interconexión con los servicios web disponibles a nivel de administración pública.
REG-RF-016 Como aplicación quiero almacenar los documentos en un gestor documental configurado para que asegure la seguridad, integridad y confidencialidad de los mismos.


2.2. Módulo de tramitación.

Podemos identificar los siguientes requisitos funcionales y vamos a también a numerarlos:

Número Historia
TRA-RF-001 Como aplicación quiero disponer de un sistema de ingesta de información que importe directamente la información registrada en el módulo de registro y de comienzo a su tramitación.
TRA-RF-002 Como usuario tramitador quiero comenzar un trámite sin necesidad de pasar antes por el módulo de registro.
TRA-RF-003 Como usuario administrador quiero definir tipologías de documentos distintos en cada trámite administrativo para que me permita definir qué información será tratada en cada caso concreto.
TRA-RF-004 Como usuario administrador quiero disponer de una herramienta de diseño que me permita definir los pasos, fases o secuencias de un procedimiento dentro del sistema de trámites.
TRA-RF-005 Como usuario administrador quiero llevar a cabo una definición de plazos a nivel de procedimiento y de paso, teniendo en cuenta para su cómputo únicamente los días hábiles. Con ello se debe cubrir la caducidad y los efectos del silencio administrativo.
TRA-RF-006 Como usuario administrador quiero asignar a los trámites los usuarios o perfiles de usuarios definidos en el sistema de identidad corporativo o crearlos en la herramienta. Debe permitir la creación y mantenimiento de la información organizativa y de los cargos, o permitir importarla.
TRA-RF-007 Como usuario administrador quiero que la asignación de usuarios a trámites pueda incluso realizarse de forma dinámica en función de ciertas características del expediente en curso.
TRA-RF-008 Como usuario administrador quiero definir los formularios de introducción de información con las validaciones pertinentes para que sean aplicados en cada paso de un trámite. De este modo no se permitirá seguir con la tramitación de un expediente si falta algún documento o información concreta en un paso.
TRA-RF-009 Como funcionario tramitador quiero disponer de una bandeja de entrada de tareas pendientes en relación a los trámites en los cuáles participo dentro del sistema.
TRA-RF-010 Como funcionario tramitador quiero recuperar un expediente por su número para conocer el estado de tramitación del mismo.
TRA-RF-011 Como funcionario tramitador quiero generar documentos en base a plantillas con información sobre los procedimientos.
TRA-RF-012 Como administrado quiero conocer el estado de un expediente. En cumplimiento de la ley 11/2007, de 22 de Junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.
TRA-RF-013 Como aplicación quiero realizar las notificaciones establecidas en el trámite a los interesados, a través de correo electrónico y SMS.
TRA-RF-014 Como funcionario tramitador quiero tener soporte para la firma de documentos a través de certificados digitales
TRA-RF-015 Como aplicación quiero asegurar la trazabilidad de todas las operaciones que se realizan para conocer en cualquier momento quién ha realizado qué y cuándo.
TRA-RF-016 Como aplicación quiero almacenar los documentos en un gestor documental configurado para que asegure la seguridad, integridad y confidencialidad de los mismos. El contenido de los documentos debería ser indexado para su fácil consulta.
TRA-RF-017 Generación de informes. Por terminar con una historia épica.


3. Requisitos no funcionales.


3.1. Módulo de registro.

Podemos establecer los siguientes:

Número Historia
REG-RT-001 Debe cumplir con la especificación SICRES 3.0 : que especifica el modelo de asiento y el formato de intercambios registrales.
De cara a garantizar la compatibilidad en el intercambio telemático de apuntes registrales entre distintas aplicaciones de registro (art.38.4 de la LRJ-PAC 30/1992), los registros de entrada y de salida deben responder a un modelo básico de datos. Es curioso ver una xsd de validación de formato XML publicada en el BOE.
REG-RT-002 Debe soportar los certificados digitales X.509 emitidos por cualquiera de los prestadores de servicios de certificación según lo establecido en el art 30.2 de la Ley 59/2003 de Firma Electrónica.
REG-RT-003 Debe incorporar un API de servicios web para acceder a las funciones básicas y permitir la integración de otras aplicaciones: consultar de estados, descarga de documentos y modificar el estado de registros.
REG-RT-004 Los usuarios no deben estar obligados a utilizar tecnologías particulares o adquirir licencias de ningún frabicante; según la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos. Lo ideal es que el cliente de acceso al sistema fuese un navegador web estándar.


3.2. Módulo de tramitación.

Podemos establecer los siguientes:

Número Historia
TRA-RT-001 Debe cumplir la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente electrónico e incluir el identificador normalizado de la versión de la conforme a la cual se estructura el expediente.
TRA-RT-002 Debe permitir añadir un nuevo procedimiento al sistema sin necesidad de reiniciar el mismo, esto es, sin que deje de estar disponible.
TRA-RT-003 Debe permitir varias versiones de un mismo procedimiento de modo que un cambio de normativa permita seguir introduciendo trámites anteriores hasta una fecha predeterminada y también introducir los nuevos trámites.
TRA-RT-004 Debe soportar los certificados digitales X.509 emitidos por cualquiera de los prestadores de servicios de certificación según lo establecido en el art 30.2 de la Ley 59/2003 de Firma Electrónica.
TRA-RT-005 Debe incorporar un API de servicios web para acceder a las funciones básicas y permitir la integración de otras aplicaciones: consultar del estado de un expediente y descarga de documentos.
TRA-RT-006 Los usuarios no deben estar obligados a utilizar tecnologías particulares o adquirir licencias de ningún frabicante; según la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos. Lo ideal es que el cliente de acceso al sistema fuese un navegador web estándar.


4. Conclusiones.

Como no tenemos un cliente concreto, aún nos quedaría la validación de estos requisitos funcionales por parte de nuestros hipotéticos usuarios finales; pero ya tenemos una lista inicial de requisitos sobre la que trabajar y comenzar a detallar nuestro sistema.

Ni mucho menos es una lista tasada, hay mucho que detallar; pero para nuestros propósitos podemos empezar a buscar una solución que se adapte a estas necesidades.

Un saludo.

Jose

jmsanchez@autentia.com

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