Organizar eventos con Doodle

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Organizar eventos con Doodle

Índice de
contenidos

El tutorial está escrito usando el siguiente entorno:

  • Hardware: Portátil Toshiba Portégé R500 (Intel Core2 Duo U7600 1.20 GHz, 2GB RAM)
  • Sistema Operativo: Windows 7 Ultimate
  • Mozilla Firefox 4.0.1

1. Introducción

Hace tiempo publicamos un tutorial sobre cómo organizar eventos con StageHQ.
Dicha herramienta estaba orientada a organizar eventos con fecha fija, lista de asistentes abierta, posiblemente de pago y en el que la información sobre los asistentes fuera relevante sólo para el organizador. Sin embargo, cuando queremos organizar un evento privado, una comida entre amigos por ejemplo, hay opciones mucho mejores.

Para la organización de un evento de ese tipo, probablemente necesitaríamos:

  • Poder proponer varias fechas/horas posibles.
  • Que los invitados puedan votar varias opciones, y añadir comentarios a dichas votaciones
  • Permitir a los invitados ver fácilmente las opciones elegidas por el resto.
  • Cerrar fácilmente una hora final, según los resultados de la encuesta.

(en otras palabras, lo que vas a hacer por mail o teléfono cuando intentas montar algo entre amigos).

nos ofrece todo esto… y más.

2. Planificación del evento

Vamos a ver cómo funciona Doodle con un pequeño ejemplo. Supongamos que queremos organizar una comida entre antiguos compañeros de la carrera.

Accedemos a la página de Doodle:

http://doodle.com/

y directamente iniciamos la planificación de nuestro evento:

También tenemos la posibilidad de registrarnos en Doodle (de forma gratuita, por supuesto) y planificar el evento desde nuestra cuenta. Veremos luego las ventajas que ello nos ofrece. De momento, vamos a hacerlo de la forma rápida…

Introducimos los datos generales del evento que vamos a organizar:

Si introducís una dirección válida, Doodle la buscará en Google Maps y la mostrará también a los invitados al rellenar la encuesta.

Elegimos un par de fechas posibles…


Y damos un par de posibilidades de hora:


Si no necesitamos opciones especiales para nuestra encuesta/evento, sólo nos quedará el último paso: enviar las invitaciones.


Como ya habréis observado, la traducción al español deja bastante que desear. No porque sea incorrecta, sino porque directamente la mitad del contenido aparece sin traducir, como podéis ver en las opciones avanzadas:


Por suerte, no es excesivamente relevante para lo que necesitamos (en general todo es bastante autoexplicativo). Además, en la versión gráfica anterior de Doodle la traducción aparecía completa, por lo que supongo lo corregirán en breve.

Nuevamente en aras de la simplicidad, vamos a enviar las invitaciones nosotros mismos:


Doodle nos enviará un mail a la dirección de correo que especificamos al organizar la encuesta, con los links de administración y de invitados, y también nos los indicará en pantalla (no vaya a ser que nos hayamos columpiado al poner nuestra dirección):



3. Registro/votación

Una vez planificado el evento, y enviado el enlace de participación a los invitados, ya tenemos la encuesta en marcha.

En primer lugar, y para dar ejemplo, vamos a votar nosotros. Al pulsar en el enlace de participación, obtenemos la siguiente pantalla:


en la que podemos votar aquellas opciones (fechas/horas) que nos cuadran. Votaremos a todas, que para eso organizamos el evento y hemos propuesto las horas que mejor nos venían 😉


El siguiente en acceder a la votación, verá ya lo que hemos votado, lo que probablemente le ayude a decidirse:


Como vemos, los participantes tienen también la opción de añadir comentarios tras su votación.

El enlace de participación es impersonal y no tiene obviamente límite de accesos, por lo que los invitados pueden/deben emplearlo para ver cómo va el registro, añadir comentarios, arrepentirse si al final viene el plasta de Fulanito,…

Aparte de los correos iniciales con los enlaces, Doodle nos enviará un correo de actualización cada vez que alguien vote, para facilitarnos el seguimiento de la encuesta:

4. Cierre

El link de administración nos ofrece algunas posibilidades más, entre ellas borrar o editar la votación de un participante y sobre todo, cerrar la encuesta:


Al pulsar en cerrar la encuesta, nos ofrece marcada la opción más votada (aunque nos permite cambiarla). Vemos que en la opción más votada viene la chica y además el que falla puede pasarse al café, así que cerramos con dicha opción:


En los siguientes accesos al enlace de participación, los invitados verán la encuesta cerrada, la opción elegida y podrán descargar un pequeño .ics para añadirlo a su calendario de Outlook.

5. MyDoodle

Como hemos visto, sin necesidad de registro tenemos todo lo necesario para organizar nuestra comida. Sin embargo, registrarnos nos ofrece una serie de facilidades añadidas que pueden resultarnos interesantes (os recuerdo que el registro es gratuito). Por ejemplo, acceder a nuestros calendarios desde Doodle al planificar el evento, o acceder cómodamente a las últimas encuestas que hemos organizado o en las que hemos votado.

Para registrarnos (o hacer login cuando ya tenemos cuenta), pulsamos en Iniciar sesión en la página principal:

y accedemos a nuestra cuenta o abrimos una nueva:


El registro es simple y rápido:


Algunas de las ventajas que nos ofrece trabajar con Doodle dentro de sesión (MyDoodle) son:

  • Al planificar un evento, podremos ver nuestro calendario en Doodle, para evitar sugerir fechas/horas en conflicto:

  • Al votar nos rellenará nuestro nombre y sincronizará nuestras votaciones en el calendario, para evitar que posteriormente ocupemos sin saberlo huecos que hemos aceptado en Doodle.


    En la opción Manejar cuenta podéis configurar los calendarios a integrar y otros aspectos de MyDoodle:


  • Podremos controlar quién no ha respondido aún a nuestra encuesta (será necesario enviar las invitaciones desde Doodle):

  • Nos dará acceso cómodo y rápido a encuestas en curso, tanto si somos organizadores o simplemente invitados. Nos ahorraremos tener que tener localizado el mail inicial con los links:


6. Conclusión

Como hemos visto, Doodle es una herramienta gratuita, muy fácil de usar y extremadamente útil para organizar pequeños eventos, ahorrándonos los sempiternos:

  • «¿Fulanito viene?»
  • «¿A qué hora es al final?»
  • «Casi nadie puede el viernes, ¿lo movemos?»

y la arqueología creativa de correo asociada.

3 Comentarios

  1. Me resulta una herramiento muy válida pero tengo una duda; y es que todos mis contactos los tengo en Facebook, como puedo hacer que el evento que yo creo en Doodle salga en Facebook?

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