Prioriza tu trabajo eficazmente con la matriz ICE

¿Cómo decides en qué acciones te enfocas primero? ¿basas tus decisiones del reparto diario en una lista alfabética o conforme se te va ocurriendo? ¿no llegas a todo y no consigues los resultados que quieres?

Ya seas emprendedor, directivo, freelance o estés trabajando en una compañía te vas a encontrar a diario con multitud de ideas, oportunidades o tareas y muy poco tiempo y recursos para llevarlas a cabo. Emplear la intuición para decidir qué es prioritario puede estar bien… pero aquí traigo una técnica “neutral” y casi “científica” para ayudarte.

Especialmente si estás arrancando tu propio proyecto, los recursos (entendiendo el tiempo como el principal y más valioso) son muy reducidos y la diferencia entre el éxito y el fracaso puede estar en la simple decisión sobre qué tarea hacemos antes y qué tarea dejaremos para después (y probablemente no haremos porque nos hayamos quedado sin tiempo).

Hoy vamos a ver una técnica de priorización llamada ICE (de las siglas Impacto, Coste, Esfuerzo) donde filtrando cada una de las oportunidades/ideas/tareas conseguiremos un indicador que nos diferenciará entre aquello de mayor prioridad y lo que puede esperar.

Construir una matriz ICE es muy sencillo. Montaremos una tabla como la siguiente:


Ahora, para rellenar los campos de Impacto, Coste y Esfuerzo nos basaremos en las siguientes puntuaciones:


Entenderemos el impacto como aquello que mayor beneficio nos aporta según nuestros objetivos. Por ejemplo, para un emprendedor el impacto puede ser ahorro de tiempo, ingresos, número de clientes, etc. para el técnico de mantenimiento de una empresa puede suponer el ahorro energético, tiempo, aumento de la seguridad, etc.

El coste supondrá aquellos recursos económicos que tengamos que emplear para explotar una oportunidad o llevar a cabo una acción o tarea. Y el esfuerzo son los recursos, tanto en tiempo (especialmente) y/o en otros recursos necesarios para poder ejecutar.

Es decir, si para la primera idea/tarea/oportunidad el impacto sobre nuestro objetivo o trabajo es alto colocaremos un 2. Si es bajo, un 0. Si el coste es alto, colocaremos un 0, si es bajo un 1. Si el esfuerzo es alto, un 0. Si es bajo, un 1.

Por último, en prioridad, sumamos el valor de impacto, coste y esfuerzo de dicha fila.

Una vez obtenida la suma, priorizaremos conforme a los siguientes valores:

  • 4 – Oportunidad extraordinaria: Ponte de inmediato con ella
  • 3 – Gran oportunidad: Ponte con ella en cuanto sea posible
  • 2 – Oportunidad: Ponte con ella cuando haya recursos disponibles
  • 1 – Pequeña oportunidad: Déjala para el futuro
  • 0 – No hay oportunidad: No debería hacerse…

Veamos 3 ejemplos. Imaginemos que queremos priorizar entre:

  1. Desarrollar una funcionalidad en nuestro software para que el menú de navegación sea más elegante. Pensamos que así los usuarios verán nuestra herramienta “más amigable”. El desarrollo de la funcionalidad son 4 jornadas de trabajo.
  2. Un cliente nos pide que le adaptemos nuestro producto a una necesidad concreta. Nos costará 3 jornadas de trabajo y probablemente no le valdrá a otros clientes. Pero estamos empezando y queremos quedar bien. Al cliente le facturamos poco porque es pequeño.
  3. Tenemos que mejorar el aislamiento de una oficina de 600m² porque gastamos mucho dinero en climatizarla. Es necesario hacer una pequeña obra de 4 jornadas y adquirir el material. Tenemos presupuesto para ello.

De esta forma sabemos que:

  1. Primero nos pondremos a reformar la oficina, porque para nosotros tiene un alto impacto debido al coste que supone la climatización de la misma. Al tener prioridad 2 es una “oportunidad” y como tenemos los recursos podemos ponernos.
  2. El desarrollo de la funcionalidad es una pequeña oportunidad… la dejaremos para el futuro.. y si no tenemos nada mejor que hacer (¿¿seguro??) nos pondremos con ella. (Ojo, si el menú fuese tan desastroso que es imposible navegar para los clientes el impacto sería alto y no bajo y cambiaría la prioridad).
  3. Adapta el producto… no es una oportunidad… ¿seguro que es nuestro cliente?

¡Prueba la técnica ICE y cuéntanos si te ha aportado claridad para organizar tu trabajo!