Los 8 pasos de Kotter para gestionar el cambio

Este post es un resumen y explicación de las etapas que propone John Kotter para liderar la gestión del cambio empresarial. John Kotter definió una estrategia en 8 pasos para gestionar el cambio de una organización. Hoy por hoy, este sistema es ampliamente aceptado por multitud de profesionales.

Índice de contenidos

1. Introducción

Es indudable que los cambios se producen a nuestro alrededor. No nos queda más remedio que aceptar esta premisa como verdadera, y en ese caso hay dos caminos que podemos tomar: esperar a que los cambios se produzcan o ser impulsor de los mismos. Si eliges liderar el proceso del cambio, seguro que te interesa conocer lo que Kotter enunció hace veinte años sobre este tema.

En el ámbito del mundo empresarial, el profesor Kotter dio nombre a lo que hoy es conocido por “los 8 pasos de Kotter” para gestionar el cambio. Es objeto de este artículo explicar las fases planteadas por Kotter hasta alcanzar la implantación del cambio propuesto. Puesto que las reglas que propone, se infieren de cómo se comportan los individuos dentro del modelo de una organización, veremos que el sistema es extrapolable a otros entornos formados por colectivos estructurados jerárquicamente, aunque alejados del mundo empresarial.

John Kotter es profesor de Escuela de Negocios de Harvard y considerado el gurú en esta materia, sobre todo, desde que publicó en 1995 “Liderando el cambio” (“Leading Change”), donde exponía estas tesis.

Los 8 pasos que propone son:

  • Crear sentido de urgencia
  • Formar una coalición
  • Crear visión para el cambio
  • Comunique la visión
  • Eliminar los obstáculos
  • Asegurarse triunfos a corto plazo
  • Construir sobre el cambio
  • Anclar el cambio en la cultura de la empresa
  • Veamos qué quiere decir con cada uno.
Los 8 pasos de Kotter para gestión del cambio

1. Crear sentido de urgencia

Este punto es sin duda el más importante. No sé debe intentar iniciar el cambio si sólo nosotros vemos las ventajas del mismo. Hay que intentar prever lo que sucederá a futuro y como el cambio que proponemos puede salvar las dificultades que se avecinan, o cómo explota nuevas oportunidades de negocio que se van a presentar y para las que el cambio preparará a nuestra empresa. Todo ésto hay que planificarlo bien, pues debemos presentarlo a directivos y gerentes, y que ellos mismos, con los datos, se den cuenta que sería un error no acometer el cambio. A veces no debe ser sólo una exposición de datos, si no abrir un debate sobre la situación venidera, para que la gente piense, refute, y llegue a las mismas conclusiones. Sólo si contamos con el apoyo de los que toman decisiones se puede intentar implantar el cambio con éxito.

2. Formar una coalición

Se trata de identificar a aquellos líderes dentro de la empresa, que han compartido la misma visión y hacerles partícipes del cambio, involucrarles, estableciendo un frente común. Hay que trabajar juntos para llevar a cabo el cambio. Pero antes debemos asegurarnos que el grupo seleccionado tiene la suficiente representatividad dentro del colectivo, y que la mezcla sea extensa. Es conveniente que no todas las personas sean del mismo departamento.

3. Crear visión para el cambio

La resistencia al cambio es nuestro enemigo, y por eso hay que elaborar una visión que sea fácil de transmitir, y contar en un periodo breve de tiempo, que no lleve más de cinco minutos. Hay que identificar los puntos claves por los que es necesario el cambio, tener una reseña de cómo vemos el futuro de la empresa si aplicamos el cambio, y describir la estrategia que se seguiría para alcanzar los beneficios que nos reportaría el cambio. Una vez acordado con nuestro equipo “la visión” y que ésta es la forma de contarla, hay que practicar para que no haya fisuras ni divergencias entre los miembros de la coalición, pues probablemente a cada uno le toque evangelizar en sus respectivos departamentos y contar lo acordado.

4. Comunicar la visión

Ahora ya tenemos definida la visión, y su finalidad es comunicarla a toda la empresa. Sin duda, encontraremos resistencia, por lo que será determinante para el éxito, transmitirla una y otra vez hasta que penetre a todas las capas organizativas. Debemos predicar con el ejemplo y responder honestamente a las cuestiones y temores que se susciten en la plantilla. Hay que hablar a menudo de la visión del cambio y aplicarla en todos los aspectos.

5. Eliminar los obstáculos

A estas alturas de la película, ya todo el mundo es consciente del cambio que se quiere imponer en la empresa, y cuáles son los beneficios de imponerlos. Habrá quienes viendo las ventajas que supone se hayan lanzado a aplicarlos ya en su trabajo diario. A estas personas hay que recompensarlas, ya sea a través del organigrama o incluyéndolas en el grupo promotor del cambio. Pero también aparecerán quienes se resisten al cambio. No costará mucho identificarlos, y en este caso habrá que hacer que tomen consciencia de lo que supone para la empresa no aplicar los cambios.

6. Asegurarse triunfos a corto plazo

Estos procesos pueden ser largos. Por eso conviene asegurarse de definir una serie de hitos que tengan un éxito asegurado y que sirvan para reforzar el avance del proceso de cambio. Estos hitos pueden ser proyectos, que no requieran demasiados recursos y que se puedan llevar a cabo sin involucrar a aquellos que se oponen al cambio. Deben ser proyectos económicamente viables, pues deseamos poder esgrimir la rentabilidad del proyecto como un argumento a favor de nuestra propuesta de cambio. Y por último, hay que agradecer al equipo el esfuerzo y dedicación, que ha llevado a alcanzar con éxito la meta fijada.

7. Construir sobre el cambio

No hay que adelantarse a la victoria. Creer que el cambio se ha producido por alcanzar un éxito, sería un error. Con el primer éxito hay que seguir buscando qué mejorar, para que el segundo caso vaya más holgado. Y así en un pequeño proceso iterativo que se aprovecha de la inercia del cambio. Aún no se ha consolidado, por lo que la gente está abierta a mejoras continuas sobre la misma visión. Así nuestro cambio, puede acabar refinándose hasta alcanzar un estado en el que debemos detener el proceso para consolidar el cambio.

8. Anclar el cambio a la cultura de la empresa

Nuestra propuesta de cambio se ha consolidado y ya es la forma habitual en que la empresa trabaja. Pero eso no significa otra cosa, que volver a empezar, volver a anticiparnos al futuro de la empresa, y volver a proponer un cambio que prepare a la organización para lo que viene. Como en tantas cosas en la vida, para mantenerse en el mismo sitio, hay que evolucionar constantemente. Y esto no puede ser distinto en el mundo de la empresa, que debe abrazar la filosofía del cambio constante como un mantra que la ayude a una mejora continua.

Enlaces y referencias

Me parecía que este artículo se quedaba cojo sin incluir el estupendo vídeo de Carlos García Calvi sobre “los 8 pasos para la Gestión del Cambio”. Así que me decidí a tramitar los correspondientes permisos necesarios. Agradezco a Carlos su gentileza y buena disposición.