Impact Mapping: creando productos y proyectos de gran impacto

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Índice de Contenidos:

  1. Introducción
  2. ¿Qué es el Impact Mapping?
  3. ¿Qué nos proporciona?
  4. ¿Cómo lo conseguimos?
    1. Por qué
    2. Quién
    3. Cómo
    4. Qué
  5. Impact Mapping: El taller
    1. Primeros pasos
    2. Fases
  6. Conclusiones

Introducción

Según el CHAOS (Comprehensive Human Appraisal for Originating Software) Report de 2020 aproximadamente el 31% de los proyectos de desarrollo de software tienen éxito. ¿Qué ocurre con el resto de proyectos? Pues que fracasan estrepitosamente.

CHAOS Report 2020

En este informe que lleva publicándose de forma bianual desde 1994 y que sirve de referencia en el sector tecnológico, lleva representando el éxito y fracaso de los proyectos software desde sus inicios y desde el primero lo curioso es que el porcentaje de éxito apenas ha variado ligeramente.

En cada informe se analizan aproximadamente 50000 proyectos que se han desarrollado durante los 5 años anteriores al proyecto. Resultados que se exponen en 10 secciones y un epílogo.

Si nos paramos a pensar en las causas de los fracasos tenemos como principales las siguientes causas:

  • Sobrecostes.
  • El proyecto dura más de lo estimado.
  • Falta de alineamiento.

Y es aquí donde entra en juego el Impact Mapping para ayudarnos a evitar fracasar en nuestro cometido.

¿Qué es el Impact Mapping?

El Impact Mapping es una técnica de planificación estratégica creada por Gojko Adzic. Fue presentada en Octubre de 2013 en el 5º Agile Tour como herramienta para mejorar la utilización de técnicas ágiles en el desarrollo de software.

Esta técnica crea un marco de trabajo visual para entender los objetivos y los resultados esperados, hecho que facilita la toma de decisiones de forma colaborativa.

Ficha Impact Mapping

Entre las ventajas que nos proporcionan los Impact Mapping están:

  • Son rápidos, muy visuales y colaborativos.
  • Facilitan la participación de personas con diferentes funciones y experiencia.
  • Ponen al descubierto las suposiciones que puedan estar ocultas y documenta las decisiones importantes.
  • Proporcionan la estructura suficiente para facilitar una planificación y priorización eficaces, todo ello sin imponer un lenguaje técnico y burocracia que nos entorpezcan.

¿Qué nos proporciona?

Hasta ahora muchos proyectos fracasan porque aíslan al equipo técnico durante todo el proceso de creación, esto sumado a la naturaleza dinámica del software aumenta la complejidad del mismo.

En un intento de revertir esto, el Impact Mapping proporciona un entorno de colaboración entre los usuarios finales, los Stakeholders y el equipo técnico con el que se consigue:

  • Animar a los usuario finales a participar en el diseño de la solución.
  • Utilizar un marco de trabajo único para crear opciones y luego priorizar.
  • Ayudar a los Stakeholders los cuales poseen diferentes perspectivas y experiencia a construir una conocimiento compartido de cómo las características y la funcionalidad apoyan los objetivos de negocio.
  • Mantener el enfoque en el aprendizaje validado y la entrega iterativa.
  • Descubrir y probar las suposiciones cuanto antes.
  • Comenzar el proceso de diseño con un debate sobre el «¿Por qué?» en lugar de una lista de características.

En resumen:

  • Se centra en la colaboración entre todas las partes interesadas.
  • Visualiza y comunica claramente las suposiciones.
  • Es rápido e iterativo para poder adaptar los cambios sin demora.

¿Cómo lo conseguimos?

Realizando un mapa visual en el que vamos a responder básicamente a cuatro preguntas.

¿Por qué? 

Es el centro del Impac Mapping y responde a la pregunta más importante: ¿por qué estamos aquí? Este es el objetivo que estamos intentando alcanzar.

Al tener la respuesta al «¿por qué?» en el centro, los Impact Mappings garantizan que todos sepan por qué están haciendo algo. Esto ayuda a los equipos a alinear mejor sus actividades, identificar los requisitos que realmente importan y a diseñar mejores soluciones.

Los objetivos deben representar los problemas a resolver no la solución.

Por este motivo, los buenos objetivos suelen ser SMART: específicos, medibles, orientados a la acción, realistas y puntuales.

Ejemplos de objetivo:

  • Incrementar el número de usuarios que contratan un seguro de vida en un 20%
  • Reducir los costes del departamento de UX en un 10%

¿Quién?

Aquí indicaremos los actores que pueden influenciar en el resultado. Es el primer nivel del Impact Mapping y proporciona respuestas a las siguientes preguntas:

  • ¿A quién le afectará?
  • ¿Quiénes son los consumidores o usuarios de nuestro producto?
  • ¿Quién puede ayudar a conseguir el objetivo?
  • ¿Quién puede obstaculizarlo?

Ejemplos de actores:

  • Pedro Martínez del departamento financiero.
  • Usuarios menores de 18 años con teléfono móvil.
  • Aprobadores de la Play Store de Google.

¿Cómo?

El segundo nivel de un Impact mapping sitúa a los actores en la perspectiva de nuestro objetivo empresarial. Por tanto, aquí indicaremos los impactos que intentamos crear en los actores.

En este nivel se responden a las siguientes preguntas:

  • ¿Cómo debería cambiar el comportamiento de los actores?
  • ¿Los actores cómo pueden ayudarnos a alcanzar el objetivo?
  • ¿Y cómo pueden (los actores) obstaculizar o impedir que lo consigamos?

Estos impactos deben estar enfocados en cambios de comportamiento tales como:

  • Empezar a hacer algo.
  • Dejar de hacer algo.
  • Hacer algo de forma diferente.
  • Prevenir de que hagan algo.

Dado que esta es tu esfera de influencia debe incluir asunciones clave que posteriormente vamos a evaluar.

Es muy importante advertir que los impactos no son features del producto por tanto:

  1. Evita listar ideas del software.
  2. Evita insinuar soluciones.
  3. Céntrate en las actividades empresariales.

Ejemplos de impactos:

  • Comprar entradas de cine sin hacer cola en la taquilla.
  • Vender las entradas del cine más rápido.
  • Invitar amigos a una exclusiva red social.

¿Qué?

Una vez que hemos respondido a las tres preguntas principales (por qué, quién y cómo) llega el momento de definir el alcance. En esta ocasión debemos responder a la pregunta: ¿Qué podemos hacer para causar impacto? Estos son los entregables, las features y las actividades empresariales.

Este es el nivel menos importante del Impact Mapping por lo que no lo dediques mucho tiempo definiendo los entregables ni intentes tener definidos todos los entregables desde el inicio. Recuerda que vivimos en un mundo en constante cambio y este deberá ser refinado constantemente según haces entregas.

Considera usar aquí épicas, historias de usuario, tareas o ideas de negocio. Esta es tu zona de control con lo que evita usar suposiciones y por último recuerda que aquí estamos dando opciones y no se trata de compromisos de entrega.

Ejemplos de entregables:

  • Venta de entradas del cine online.
  • Página de inicio en el móvil con el formulario de compra.
  • Optimizar el flujo de ventas a través del call center.

Impact Mapping: El Taller.

Para la creación del taller de Impact Mapping lo primero donde debemos centrarnos es en las personas. Céntrate en seleccionar un grupo de personas que incluya a personal de Negocio, Clientes y Técnicos senior. Para obtener los mejores resultados de la sesión, el grupo debe estar formado por 7 personas, dos arriba, dos abajo.

Es importante que la sala donde se lleve a cabo el taller tenga un espacio abierto, las mesas y sillas deben ser fácilmente desplazables, se debe disponer de pizarras o una superficie amplia donde se pueda escribir. Llena la habitación de post it, rotuladores y deja de lado las herramientas digitales.

Si queremos que nuestro taller tenga éxito el primer paso que debemos dar consiste en asegurarnos de que todos tienen clara la misión en una frase y todos estén de acuerdo con ella.

Primer Paso: Descubrir el objetivo

Para identificar posibles objetivos, pide al equipo que se reúna y los liste en la pizarra, fomenta la discusión de los mismos y asegúrate de que se limita a un objetivo por hito siempre que sea posible.

Si después de un periodo de tiempo determinado no se identifican hitos, pregunta al equipo qué comportamiento quieren modificar en el cliente y de qué forma. Una técnica muy útil aquí es el uso de «los 5 porqués».

Ejemplo:

Estamos en las oficinas de una compañía especialidad en el desarrollo de productos digitales para jugar al ajedrez.

(Negocio): Queremos que la plataforma disponga de trofeos y logros. La competencia los tiene y les va muy bien.

(Líder IT): Para que lo entienda mejor, ¿exactamente cómo van a ser los trofeos útiles para ti?.

(Negocio): Los jugadores una vez que los obtengan hablarán de ellos en las redes sociales.

(Líder IT): Y que hablen de los trofeos en redes sociales, ¿por qué es importante?

(Negocio): Porque otros jugadores leerán sus posts.

(Líder IT): ¿Y…?

(Negocio): Y estos jugadores querrán comprar los juegos de los que hablan.

(Líder IT): ¡Ah!, ¡Entonces tu objetivo es vender más juegos!

Segundo Paso: Definir buenas medidas

Una vez definidos los objetivos llega la hora de ser más específicos definiendo medidas clave para cada uno de ellos. Y para obtenerlos Gojko Adzic propone un sistema que consiste en responder a estas 5 preguntas:

  1. ¿Qué mediremos? (escala)
  2. ¿Cómo lo mediremos? (indicador)
  3. ¿Cuál es la situación actual? (referente)
  4. ¿Cuál es el valor mínimo aceptable para que invirtamos? (restricción)
  5. ¿Cuál es el valor deseado? (meta)

Ejemplo:

Definir Medidas - Tabla

Tercer Paso: Planificar tu primer hito.

Dado que los equipos pueden hacer entregas de forma iterativa, debes enfocarte en un único hito. Una vez que el equipo alcance ese hito se seleccionará el siguiente en función de la evolución del entorno ya que este puede cambiar después de alcanzar un hito clave.

Es mucho mejor completar varios hitos consecutivos en los que cada uno cumple con un objetivo de negocio que realizar un hito que cumple con varios objetivos. Recuerda que los objetivos con el tiempo pueden cambiar y el haber alcanzado el objetivo de forma parcial puede ser fatal para el negocio.

Para hacer la selección del hito a tratar recomiendo utilizar el sistema de votación por puntos (Dot Voting). A cada participante se le otorgan un número de pegatinas (2 o 3) con forma de punto para que las pongan en aquellos hitos que consideran prioritarios. El hito con más puntos es el vencedor.

Ejemplo:

Hito 1, aumentar el número de jugadores sin impactar en la retención de los mismos y permitiéndonos asumir un aumento de los costes operativos del 50%. Votación: 8

Hito 2, reducir los costes operativos sin afectar a la tasa de retención ni al número de jugadores activos. Votación: 4

Una vez de que hemos llevado a cabo estos tres pasos previos ya podemos comenzar a diseñar nuestro Impact Mapping.

Mapeo Fase 1: Dibujar el esqueleto del mapa

Para empezar a dibujar el esqueleto del mapa vamos a colocar el hito identificado en el centro del mismo y conecta a él algunos entregables identificados a alto nivel. Este conjunto inicial de actores, impactos y entregables ayudará en la ideación del Impact Mapping e inspirará en la creación de alternativas.

Utilizando el ejemplo anterior tendríamos:

esqueleto del mapa 1

Mapeo Fase 2: Encontrar alternativas

Ya que has definido los objetivos clave y has definido una estructura base llega el momento de encontrar alternativas. Asegúrate de marcar un tiempo predefinido para discutir dichas alternativas. De momento la discusión se debe centrar en los actores y los impactos dejando de lado los entregables.

El objetivo de esta fase es tratar de encontrar una solución más barata. Por tanto, todas las ideas son válidas por absurdas que puedan parecer.

Continuando con el ejemplo:

Mapping fase 2: Encontrar alternativas

Mapeo Fase 3: Identificar prioridades clave

Hasta ahora habíamos estado en una fase de pensamiento divergente. Estábamos partiendo de una idea y empezamos a abrir un abanico de posibilidades. Ahora llega el turno de la fase convergente de nuestro pensamiento y para ello vamos a empezar a podar el árbol que hasta ahora hemos construido.

Una técnica muy útil para dar más conversación a esta fase del mapeado la tienes en el uso del modelo de Kano.

Modelo de Kano

Una vez mantenida las conversaciones pertinentes llegaremos a la votación de las opciones para así determinar la priorización de las mismas. Se puede utilizar el mismo método de votación mencionado anteriormente (Dot Voting).

Mapping fase 3: Elegir prioridades clave

Mapeo Fase 4: Ganar o aprender

Ya hemos generado nuestro árbol con los actores y los impactos, ahora toca el turno de ir definiendo los entregables. Los entregables irán enfocados en acercarnos hacia nuestro objetivo global. En nuestro caso de ejemplo alcanzar los 100.000 jugadores activos en nuestra plataforma. Pero esto sólo ocurre en un mundo idealizado y lo que ocurre en realidad es que muchas de estas suposiciones pueden fracasar o no tener el éxito que esperamos.

Es importante que para que tengamos éxito en esta fase es enfocarnos en probar algo y ver si funciona. Un MVP aquí puede ser la clave que suponga el éxito o fracaso de nuestro objetivos. Una vez desarrollado podemos ver la evolución y si merece la pena continuar invirtiendo en dicho entregable o bien aprender la lección y descartarlo.

Una muy buena técnica que te puede ayudar a identificar los entregables puede ser el User Story Mapping.

Mapping fase 4: Ganar o aprende

Conclusiones

El Impact Mapping es una herramienta rápida, muy visual que permite identificar ideas y priorizarlas. El foco está en discutir y aclarar el objetivo mediante una preparación previa así como en la identificación de los actores y los impactos.

No merece la pena invertir mucho tiempo en definir gran cantidad de entregables. Debido a la incertidumbre y variabilidad del mundo que nos rodea sería una pérdida de tiempo con lo que céntrate en lo importante.

Como hemos visto el Impact Mapping fomenta el diálogo entre los diferentes estratos de la compañía, por tanto, para su buena marcha es importante la selección de la gente adecuada que va a asistir al taller.

No debemos olvidar que el Impact Mapping es una herramienta que se puede usar junto con otras muchas más. En el tutorial hemos visto cómo se integra con el Modelo Kano y el User Story Mapping pero existen otras muchas alternativas como son el Business Canvas Model, el Lean Canvas, User Personas y muchas más. Experimenta y usa lo que realmente necesites.

Aunque existen herramientas digitales para realizar la dinámica (MIRO, MURAL, MindMup, etc.) y que facilitan mucho las cosas en tiempos de COVID, recomiendo encarecidamente y siempre que sea posible utilizar el espacio físico con pizarras y post it.

Por último, indicar que el Impact Mapping está vivo y evoluciona con el tiempo con lo que hay que mantenerlo actualizado. Disponer de sesiones puntuales cada cierto tiempo para su revisión es fundamental.

Puedes extender el contenido aquí expuesto con diverso material de referencia en la web de Gojko Adzic. El ejercicio aquí mostrado está inspirado en su material.

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