Alineando a negocio e IT con GIST

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GIST

Índice de contenidos

  1. Ejecución ágil con negocio tradicional
  2. ¿Qué es GIST?
  3. ¿Cómo es GIST en la práctica?
  4. Consideraciones a tener en cuenta para tener una planificación basada en GIST
  5. Conclusiones
  6. Referencias

Ejecución ágil con negocio tradicional

Es cada vez más común que nuestros clientes nos pidan que los apoyemos para que sus áreas de negocio incorporen prácticas Lean – Agile en todo lo que tiene que ver con el ciclo de vida de sus productos. Estas peticiones son en realidad la consecuencia de evidenciar que aplicar metodologías y prácticas ágiles en la “fase construcción” no les reportará beneficios reales hasta que esto no forme parte de la genética y mentalidad de toda la empresa.

Para que se entienda mejor, en la práctica lo que se produce es que nos encontramos equipos de desarrollo poniendo en práctica el Framework Scrum (o el Método Kanban) pero con un backlog definido en base a un plan de proyecto rígido tras ser modelado con un gran esfuerzo a ciegas.

Con este escenario sobre la mesa, el objetivo del presente artículo es describir GIST como un enfoque ligero para la planificación de productos, con el objetivo de reducir los gastos generales de gestión, aumentar la velocidad de entrega de valor y producir productos que satisfagan mejor las necesidades del mercado.

¿Qué es GIST?

GIST es un sistema de planificación planteado por Itamar Gilad mientras ejercía funciones de Product Manager en Google donde comenzó a utilizar el modelo mientras trabajaba allí y luego con el paso de los años los adaptó a los principios de Lean Startup y Agile Development.

GIST responde en inglés al acrónimo de Goals (Objetivos), Ideas, Steps-Projects (Proyectos por pasos) y Tasks (Tareas) y plantea que cada uno respete un horizonte y una frecuencia diferente para la planificación que cualquier empresa y equipo necesita hacer.

GIST

Pero en qué consisten cada uno:

Objetivos

Son el nivel superior para la empresa y proporcionan la razón y la justificación de cualquier acción tomada. Si bien pueden cambiar con el tiempo, son relativamente estáticos y forman parte de una estrategia corporativa coherente.

En general cuando un objetivo es bueno esto lo podemos medir de alguna manera y por ello la mayoría son lo suficientemente grandes como para requerir una cantidad significativa de tiempo para alcanzarlos.

El establecimiento de objetivos generalmente ocurre anualmente o inclusive puede abarcar varios años pero es buena práctica, para asegurarnos que no pierdan relevancia, volver a evaluarlos periódicamente.

Ideas

Con los objetivos definidos, a continuación, los equipos deben decidir las posibles formas de alcanzarlos. Esta es una parte del proceso de cualquier idea válida y debe haber espacio para la innovación que permita alcanzar los objetivos deseados.

Todas las ideas siguen siendo contendientes válidas por los recursos que la implementarán. Hasta que se desarrollen activamente, las ideas residen en un Banco de Ideas, listas para ser abordadas y exploradas.

Para determinar qué ideas se deben abordar primero, los equipos pueden emplear alguno de los muchos modelos que existen para priorizar como RICE , ICE , Opportunity o KANO. Si bien esta priorización clasificará las ideas, lo que plantea GIST es que esta priorización permita definir un orden para decidir qué ideas deben probarse primero.

Para generar estas ideas son válidas las sesiones de lluvia de ideas (o brainstorming) después de completar la fijación de objetivos. Las ideas pueden generarse en cualquier momento y depositarse en el Banco de Ideas para su futura consideración y priorización.

Proyectos paso a paso

En este punto es importante hacer énfasis en lo que entendemos por proyecto y en cómo GIST se basa en la creencia de que con demasiada frecuencia las empresas, cuando piensan que tienen una idea las convierten en proyectos a gran escala que, rara vez dan espacio a evaluar si se están logrando los resultados esperados hasta que se haya dedicado mucho tiempo y esfuerzo.

En tal sentido y haciendo uso del concepto de Producto Mínimo Viable (MVP, por sus siglas en Inglés), GIST propone dividir las ideas en proyectos escalonados que permitan pilotar una serie de experimentos o mini proyectos que deben ser ejecutados en períodos de máximo de 10 semanas.

El faseado de las ideas en proyectos más pequeños pretende incorporar cierta rigurosidad para que cada proyecto sea evaluado varias veces. Para que este proceso funcione, debe haber objetivos claros y medibles para cada proyecto que indiquen si la empresa está en el camino correcto para la idea en cuestión. Si los resultados del proyecto paso a paso no funcionan, entonces, en lugar de continuar invirtiendo más en esa idea en particular, regresa al Banco de Ideas y selecciona otro enfoque para cumplir con los objetivos del producto.

Es aquí donde entra el «falla rápido, falla barato», donde nos podríamos deshacer de las ideas/hipótesis antes de que sea demasiado caro.

Tareas

Las tareas son el nivel de granularidad más bajo propuesto por GIST y probablemente, a los que estén acostumbrados a las metodologías ágiles, les resulte familiar si lo asociamos a un incremento en un producto.

Las tareas de los proyectos, en este caso, son características y mejoras del producto que se dividen en partes más pequeñas que los miembros del equipo de desarrollo de productos pueden tomar y terminar lo más rápido posible.

3. ¿Cómo es GIST en la práctica?

Al igual que sus otros métodos de planificación y priorización, GIST identifica los objetivos de la organización y los reduce a tareas completables. En sí mismo lo que se propone es una planificación multinivel e iterativa que:

Propone que los objetivos se establezcan con un horizonte de uno o más años para fomentar el pensamiento a largo plazo pero con dinámicas de evaluación periódica para evitar perseguir objetivos obsoletos.

Para la generación de ideas se propone la recopilación y priorización constante para que nunca dejemos de buscar nuevas ideas.

Con los proyectos se proponen que sean definidos trimestralmente, donde los equipos son quienes los definen y escalonan. La lista trimestral de proyectos por pasos se evalúa y se prioriza cada 1 o 2 semanas, en sincronía con la planificación de iteraciones con el detalle de las tareas.

Las tareas se planifican en iteraciones de 1 a 2 semanas según el método de desarrollo preferido de los equipos, por ejemplo utilizando el Framework Scrum.

En esencia, la planificación GIST se trata de evitar planes rígidos de largo alcance a expensas de la experimentación y las pruebas provisionales.

4. Consideraciones a tener en cuenta para tener una planificación basada en GIST

Aunque parece que GIST no plantea un modelo innovador, existen algunos principios clave de la planificación de GIST que tienen claros beneficios para una organización basada en productos:

Aceptación, evaluación y priorización continuas de ideas donde las buenas ideas no siguen un cronograma, por lo tanto, GIST es más receptivo a probar cosas nuevas que anteriormente no estaban en el radar permitiendo así priorizar las ideas que realmente puedan aportar más valor.
Experimentación y evaluación continuas en lugar de compromisos con proyectos a largo plazo, GIST crea una cultura de juicio continuo.
Desarrollo orientado a objetivos donde se garantiza que cada proyecto se base en una idea que se supone que promueve un objetivo de la empresa. Esto cambia la asignación de recursos a proyectos que están alineados con objetivos generales.

Aunque GIST promueve un enfoque más ligero para la construcción de productos, existen algunos elementos del modelo que conviene tener en cuenta para tener éxito:

La hoja de ruta resultante de la planificación de GIST no son diagramas de Gantt, GIST parte de la premisa de querer evitar tener una hoja de ruta de productos completamente inflexibles, orientadas a procesos y vinculadas a un enfoque de desarrollo de productos en cascada. Hay que evitar convertir esta hoja de ruta en un elemento estático e inflexible.
Los planes a largo plazo tienen un propósito útil y la adopción de GIST significa que las organizaciones no se comprometen con nada más específico que objetivos más allá del próximo trimestre. Si bien esto permite que una organización sea muy ágil y dinámica, socava su capacidad de trabajar en iniciativas a gran escala que tienen múltiples fases y duran mucho más. Estos pueden incluir integraciones de sistemas empresariales, actualizaciones tecnológicas o compromisos de los clientes.
La planificación de recursos y capacidad es más desafiante cuando una organización no sabe lo que depara el futuro, es difícil poner las cosas en marcha para apoyar esos esfuerzos.

5. Conclusiones

GIST no es una idea nueva y radical, sino que busca agrupar una serie de mecanismos, ideas y métodos que han existido durante años pero que a menudo viven separados. Lo que intenta es abordar todos elementos que debemos tener en cuenta para una planificación exitosa y crea un plan concebido para el cambio. A pesar de algunos detractores, Agile y roadmapping pueden coexistir y las hojas de ruta basadas en objetivos y OKR es bastante común en la práctica.

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6. Referencias

  1. https://itamargilad.com

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