¿Product Manager o Project Manager?

Luego de escuchar el podcast de mis compañeros Jose Mangialomini y Jesús Angulo, me surgieron varias dudas referente a los roles que deberían acompañar y que son necesarios cuando una organización desea cambiar su estrategia de negocio de proyectos a productos:

• ¿Qué es un Product Manager?
• ¿Qué es un Project Manager?
• ¿Cuál es la diferencia?
• ¿Cuál necesito?
• ¿Puede una sola persona ocupar ambos roles?

En las siguientes líneas intentaré esclarecer estas dudas en base a mi experiencia e investigación.

Antes que nada me gustaría definir brevemente qué es un producto y un proyecto para partir de una base común:

Un producto: puede ser cualquier cosa, desde un producto físico hasta un software o un servicio que satisfaga las necesidades de un grupo de usuarios. Pasa por un ciclo de vida, se desarrolla e introduce en el mercado, crece en aceptación hasta que madura y se retira una vez que ya no es necesario.

Un proyecto: es un esfuerzo temporal guiado por un plan con una serie de actividades con una fecha de inicio, una fecha de fin y con un resultado definido. El proyecto se completa cuando se logra ese resultado. Por lo general, pasa por cinco etapas: inicio, planificación, ejecución, monitoreo y control y cierre.

Si deseas ampliar más sobre la diferencia entre producto y proyecto o sobre la estrategia de negocio orientada a producto o a proyecto, te recomiendo el artículo: Estrategia: ¿productos o proyectos? de mi compañera Jeselys Hernández.

Parece ser entonces que la diferencia principal es la línea de tiempo. A diferencia de un proyecto, un producto no es un esfuerzo temporal, evoluciona y se adapta a las necesidades del mercado para entregar cada día más y mejores características. Por lo tanto, puede incluir varios proyectos que tienen como objetivo mantenerlo, mejorarlo o diversificarlo. Así, si pensamos en que nuestro producto es una aplicación móvil, el desarrollo del mismo puede contener muchos proyectos antes de que esté listo para ser lanzado. Todos estos proyectos tienen sus propios puntos de inicio y final. Sin embargo, la aplicación móvil es un producto que debería continuar mejorando mientras se siga comercializando en el mercado.

Ahora que ya hemos establecido una base común, intentemos aclarar las responsabilidades de los roles que gestionan los ciclos de vida de un producto y de un proyecto.

¿Qué es un Product Manager?

Cuando intentamos desarrollar un producto de software, hay muchas disciplinas involucradas:  equipos de desarrolladores, equipo de diseño y usabilidad, analistas funcionales, marketing, comercial, legal, catalogación, contenido, operaciones, atención al cliente, administración y finanzas. Todas estas partes interesadas tienen algo que aportar y en la mayoría de los casos tienen necesidades contrapuestas y dificultades para comunicarse entre sí efectivamente.  

En estas circunstancias el rol del Product Manager aparece en el centro de esas áreas como el encargado de traducir todos esos requerimientos y necesidades en soluciones a los problemas reales de los usuarios, a la vez que se alcanzan los objetivos del negocio. Sin embargo, esta no es su única responsabilidad, según Bruce McCarthy en su libro Product Manager vs. Project Manager, un Product Manager es:

«Un rol de liderazgo, responsable de la concepción, desarrollo, crecimiento y eventual retiro de un producto. Es un papel estratégico, que abarca el ciclo de vida completo y la vida útil de un producto, desde la cuna hasta la tumba. Piense en el Product Manager como la persona que decide si criar ovejas, vacas o una combinación de ambas.»

En definitiva, un Product Manager es el responsable de establecer la estrategia del producto, esto es trabajar en la intersección entre el negocio, tecnología y la experiencia de usuario:

• Negocio: Los Product Manager deben estar obsesionados con la optimización de un producto para lograr los objetivos comerciales al tiempo que maximizan el retorno de la inversión, se enfocan en crear valor para el negocio y buscan ideas que sean rentables.
• Tecnología: No tiene sentido definir qué construir si no se sabe cómo se construirá. Esto no significa que un Product Manager deba poder sentarse y codificar pero sí debería entender el conjunto de tecnologías lo suficientemente bien como para comprender el nivel de esfuerzo que implica y así poder tomar las decisiones correctas.
• Experiencia de usuario: por último, pero no menos importante, el Product Manager es la voz del usuario dentro de la empresa y debe ser un apasionado de la experiencia del usuario. Nuevamente, esto no significa que deba ser un impulsor de píxeles, pero sí es necesario estar constantemente probando el producto, hablando con los usuarios y obteniendo sus comentarios de primera mano.  Los Product Manager deben comprender las necesidades de los clientes que conforman el mercado objetivo.

Pero, sobre todo, un Product Manager tiene que tener un sentido del producto, es decir, debe poseer la intuición para saber cuándo mover un producto de pruebas alfa a las beta, cuándo retrasar un lanzamiento o cuándo quitar un producto o parte de él porque ya no tiene sentido estratégico y/o económico.

Los Product Manager también son responsables de la función de pérdidas y ganancias de un producto. Es por eso que deben colaborar con los equipos de ventas, marketing, éxito de clientes y asistencia técnica, para asegurar que cumplen con los objetivos comerciales generales, en términos de ingresos, ventaja competitiva y satisfacción del cliente.

El objetivo de un Product Manager es saber responder claramente a: ¿Qué problema resuelve esto? ¿Qué se va construir y por qué? y ¿cuáles serán los beneficios? En definitiva, el objetivo de un Product Manager es entregar un producto que los clientes adoren y en consecuencia sean rentables.

¿Qué es un Project Manager?

Una vez que el Product Manager ha decidido la visión de producto a seguir, hace falta quien ejecute ese plan, es ahí donde el rol del Project Manager o Jefe de Proyecto entra en acción, tomando esa visión y plasmándola en líneas de tiempo de uno o más proyectos, para planificar y organizar los recursos con la finalidad de alcanzar los objetivos propuestos y lograr el éxito del proyecto dentro de las limitaciones establecidas. Estas limitaciones suelen ser: alcance, tiempo, calidad y presupuesto.  Según Bruce McCarthy, un Project Manager es:

«Un rol de gestión, responsable de garantizar la entrega a tiempo y dentro del presupuesto de un producto de trabajo o la finalización de una iniciativa de tiempo limitado. Si su Product Manager ha decidido criar ovejas, piensa en el Project Manager como el pastor.»

En definitiva, un Project Manager es el responsable de la:

• Planificación: determinar las personas, los materiales y el equipo necesarios para cumplir con los requisitos del proyecto.
• Programación: administrar activamente la disponibilidad oportuna de personas, materiales y equipos para evitar retrasos en los proyectos.
• Manejo de costos: administrar los gastos del proyecto para evitar sobrecostos.
• Gestión de riesgos: anticipar y trabajar para mitigar los riesgos para cumplir de manera eficiente los requisitos del proyecto.

Un Project Manager debe saber responder claramente a: ¿Qué recursos se necesitan? ¿Cuándo se entregará el proyecto? ¿Quién podría hacer qué?

La siguiente imagen ilustra cómo los Product Manager son responsables de cada parte del ciclo de lanzamiento del producto durante la vida útil de un producto, mientras que un Project Manager colabora con sus homólogos de productos en las fases de ejecución, coordinando los recursos que desarrollan, envían y (a veces) monitorean los resultados.

En la siguiente tabla resumo los detalles de quién hace qué, dado que aquí es donde a menudo surgen la incertidumbre y el conflicto entre ambos roles.

Podríamos decir entonces que un Product Manager es el responsable del éxito de un producto en el mercado y un Project Manager es el responsable de gestionar los recursos de manera eficiente para respaldar esos objetivos comerciales.

¿Puede una sola persona asumir ambos roles?

Particularmente creo que, si se quiere una verdadera y efectiva gestión de producto y de proyecto, no. Superponer ambos roles puede propiciar que se presenten los siguientes problemas:

• Pérdida de foco: los Product Manager tienen una orientación externa. Sus actividades diarias pueden implicar hablar con los clientes, realizar pruebas de usabilidad, seguir al equipo de ventas en sus interacciones con los clientes. Estas actividades generalmente ocurren fuera de la oficina, lo que hace difícil mantener un ojo en la visión del producto y las necesidades del equipo de desarrollo.
• Posibles cuellos de botella: debido a que se centra en una sola persona el éxito del producto y del proyecto.

Además, sus responsabilidades son lo suficientemente diferentes como para que se tienda a descuidar un conjunto por el otro y, desafortunadamente, son las actividades de investigación, estrategia y priorización de la gestión de productos, importantes pero menos urgentes, las que generalmente se descuidan.

Conclusión

Podemos concluir entonces que son roles complementarios. Los Product Manager y Project Manager ven el mismo trabajo a través de diferentes prismas. Y eso es algo positivo cuando se intenta lograr algo especial, cómo traer un nuevo producto al mercado. Por lo que considero que, en una estrategia orientada a producto, ambos roles son necesarios.

Los Product Manager tratan con el ¿Qué? ¿Y por qué ?, Project Manager con el ¿Cómo? ¿y cuándo?

Cambiemos esto…

Sin embargo, en base a mi experiencia las organizaciones tienen dos grandes asuntos pendientes que resolver para poder sacar el máximo provecho a estos roles y son:

1. No tienen clara la estrategia de negocio (orientada a proyecto o producto) por lo que las personas que ejecutan estos roles generalmente tienen una amalgama de responsabilidades entremezcladas que les confunde y no permite a la organización potenciar las ventajas de tener ambos roles.
2. Los Product Manager y Project Manager rara vez tienen realmente toda la autonomía y autoridad sobre el producto o proyecto, por lo que no es posible llevar a cabo todas las responsabilidades que abarcan sus roles, trayendo como consecuencia personas desmotivadas y poco implicadas en el éxito del producto o proyecto.     

Cuando las organizaciones definan y aclaren su estrategia de negocio y potencien y empoderen adecuadamente estos roles, conseguirán que ambos formen un poderoso dúo que complementarán sus diferencias y potenciarán su negocio garantizando el éxito a largo plazo de la empresa.