Paneles basados en calendario y priorizados por fecha de entrega

0
709

 

En Autentia principalmente nos dedicamos a construir software de calidad (normalmente en entornos Java) aplicando prácticas ágiles. En muchos casos quien nos llama quiere que sea el catalizador del cambio en un área o empresa.

Para que construir software de calidad sea posible, parte de la empresa tiene que cambiar un poquito y no todo el mundo siquiera es consciente, ven los modelos ágiles como algo lejano de desarrolladores. Estos son algunos cambios que necesitamos:

– La dirección general tiene que querer invertir en un proyecto piloto no gigante.

– Compras debe aceptar contratar de otro modo, perfiles más especializados a otras tarifas.

– Las áreas de negocio deben definir los proyectos de modo diferente: producto mínimo viable basado en épicas e historias.

– Las oficinas de proyecto clásicas deben trabajar por ciclos cortos o Sprints haciendo el alcance variable y sin renunciar a la calidad.

– El área de calidad deben integrarse en los equipos y no verificar al final de proyecto (en cascada).

– El área de sistemas tiene que aprovisionar la infraestructura para disponer de entornos adecuados y nuevas herramientas tecnológicas (entrega continua).

– Los responsables deben apostar por un ritmo sostenible, no tratar de explotar al equipo interno o proveedor, crear solo un equipo.

Obviamente, hay áreas y personas más cerca y más lejos de todo esto.

Mientras mi equipo empieza a trabajar en el proyecto, a mí me gusta involucrarme personalmente en divulgar a esas áreas sobre otros modelos de organización. De esto hablé en el #AOS2019.

Que no esté muy claro qué es ser ágil (y qué es Agile) es una ventaja y un inconveniente a la vez. Todo el mundo quiere ser ágil y trato de demostrarles que hay prácticas, principios y valores de Lean/Scrum/Kanban/XP  que se pueden aplicar básicamente a todo y permite hacer cambios desde donde se está.

Les trato de enseñar poco pero utilizable esa misma semana. Creo que la precisión y la capacidad de captar la atención en un tiempo corto no se llevan bien, por tanto, tratar de demostrar todo lo que sabes siendo muy preciso (para satisfacer a un posible asistente que sepa mucho) no es más que un ejercicio de ego que puede hacer que todo el mundo se pierda o aburra.

Es fácil exponer a los asistentes que uno de los métodos ágiles (sin siquiera nombrar Scrum) tiene 3 pilares: transparencia, inspección y adaptación. Esta es una captura de la propia guía de Scrum. https://www.scrumguides.org/docs/scrumguide/v1/scrum-guide-es.pdf

En un departamento cualquiera se puede crear un panel Kanban para visualizar de un modo transparente el trabajo en curso (sí, uso los pilares de Scrum y un panel Kanban). Para los que busquéis más precisión (paneles vs. método) os invito a que leáis este artículo y/o vídeo https://jeronimopalacios.com/kanban/

Experimentalmente, hay un ejercicio para provocarles un poco que me encanta y es pedirle a un director de un área que escriba en tres post-it (por prioridad) cuál es el trabajo más importante que tiene que hacer una persona asistente que dependa de él/ella para la siguiente semana. Luego pido a la misma persona que haga lo mismo, definir las tres cosas más importantes por prioridad. ¿Crees que coincide? Ya os digo que no. Esto hace evidente qué podemos cambiar para saber qué estamos haciendo, si es lo más importante (y para quién), inspeccionar ese progreso y proponer adaptaciones rápidas (volver a los pilares de Scrum).

Ahora les pido a tres personas más que definan qué es lo más importante que tienen que hacer a corto plazo, pero no ordenado por importancia para ellos, sino por importancia para el cliente, entrega de valor. Muchos de ellos se quedan perplejos porque trabajan en silos, no saben lo que hacen los compañeros, no entienden la importancia para el cliente o siquiera saben qué es importante para su responsable.

Aquí se detectan rápidamente des-alineamientos y carencias en la comunicación. Una charla del responsable puede aclarar las cosas y podemos conseguir una lista priorizada de tareas. Es más, si esto se hace una semana después los miembros del equipo habrán adquirido los criterios para determinar qué es más valioso con nuevas tareas. Podrán empezar a auto-gestionarse (tras varios ciclos) sin que se pierda visibilidad ni control por el responsable pero sin tener que preocuparse de asignar trabajo.

 

Voy a pintarlo con una herramienta sencilla para entenderlo bien. 

https://cardboardit.com/

Si creamos un panel con las tareas priorizadas y añadimos columnas en curso y terminado, podremos estar seguros de que todo el mundo está trabajando en lo que más valor aporta y ahorrarnos reuniones para preguntar qué estamos haciendo y si va bien, el panel es un radiador de información.

Además, podemos crear etiquetas para visualizar qué va mejor o peor.

 

O podemos cambiar las columnas para visualizar cuándo van a estar terminados ciertos trabajos. O incluso combinar las dos cosas simplemente añadiendo marcas a los post-it.

Ya muchos departamentos se quedan flipados con la sencillez de este sistema. Obviamente, esto no vale para nada si la gente trabaja como lo hacía antes y luego lo refleja en el panel (o no lo cambia en semanas).

La gracia es que el panel organice el trabajo (y ayude a cosas como limitar el trabajo en curso) y se actualice cotidianamente. Que las personas diariamente se comuniquen al lado del panel para sincronizarse también parece una buena idea (esto es tanto de Scrum como de Kanban).

De un modo sencillo se pueden crear paneles como primer paso a un método Kanban mejor entendido.

Ahora bien, hay gente que me dice que tiene decenas de tareas entre las que elegir, que entran muchas tareas nuevas, que la prioridad cambia cada día o que lo que manda es el deadline, la fecha máxima de entrega.

Se me ocurrió que, utilizando este panel como base y rotándolo un poco podía conseguir crear otro panel donde simultáneamente tengamos la importancia, el deadline, las tareas en curso y la deuda que vamos acumulando.

Os explico cómo que me parece muy sencillo.

Primero, simplemente vamos a rotar el panel 90 grados a la derecha. Es el mismo panel, nada más que en vertical.

Ahora creamos un calendario en la parte de To Do como columnas y como filas ponemos la importancia que tiene la tarea (valor que aporta). El post-it rosa nos vale para marcar el día en el que estamos.

Imaginemos que queremos ahora poner una tarea en el panel. Supongamos que somos un departamento legal que tenemos que revisar contratos, hacer NDAs (acuerdos de confidencialidad) o cualquier otra tarea dentro de un proceso. Demos por hecho que siempre hay mucho que hacer, tareas distintas de distinta importancia (cliente y posible problema) y que lo mismo no llegamos a todo.

Empecemos. Llega una revisión de un contrato importante y lo tenemos que tener para el miércoles.

Podemos hasta estimar/predecir que necesitamos un par de días.

Puede llegar un NDA que requiere un par de horas de revisión y no es un contrato muy importante, pero tiene prisa para el que nos lo pide (la vida misma). Llega también la revisión de otro contrato y este no es tan importante pero es más elaborado.

Llegan tres NDAs más, revisión de un contrato anterior y el recurso de una multa (ya con días justos para entregar). Si os fijáis, se empieza a complicar la cosa pero podemos ver toda la información de una tacada y tenemos variables para determinar por cuál empezamos.

Es más, hay veces que a estas tareas hay que añadirles tareas diarias recurrentes, podríamos también representarlas, al menos una primera vez.

Pongamos que empezamos a trabajar. Parece que lo lógico es empezar por las labores más a corto plazo y recurrentes diarias obligatorias, a menos que haya una acumulación de labores importantes a entregar en un deadline y que se nos van a acumular.

Fijaros que al final del primer día, hemos terminado así. Si lo miramos detenidamente, hemos realizado las labores más urgentes para ese día, se nos ha quedado a medias el informe diario y hemos empezado un contrato con tiempo.

Supongamos ahora que entra otro montón de tareas a hacer en el día, más las recurrentes.

Obviamente no vamos a llegar a todas las tareas. Ahora, es hora o bien de reordenar y lanzar tareas a otros días o dar por hecho que se va a acumular deuda.

Bueno, supongo que lo habéis captado.

Obviamente se pueden añadir más filas para modelar el proceso de ese departamento legal, por ejemplo: recibido, el proceso, pendiente de revisión, pendiente comunicación, pendiente facturación, terminado.

También se puede fácilmente empezar a sacar números: tiempo de proceso, tiempo medio de demora por prioridad, etc.

Bueno, espero que a alguien le guste la idea y le pueda ser útil para dos cosas:  primero, entender que diferentes actores de la organización tienen distinto interés, tiempo, entendimiento sobre otros modelos de gestión y que aportándoles algo que puedan ver útil a su propio día a día te pueden dar cuartelillo para trabajar de otro modo en áreas técnicas. Segundo, que introducir un calendario no modifica la esencia del panel.

También añadiría que hacer que alguien que te pide ayuda porque se organice mal, use esta herramienta puede ayudar a definir unas políticas más explícitas de priorización o puede ayudar a conseguir más recursos para que el ritmo sea más sostenible.

Espero vuestro feedback.

Dejar respuesta

Please enter your comment!
Please enter your name here