Gestión de contactos y pedidos en TNT Concept versión 0.16.1

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Gestión
de
contactos y
pedidos en TNT Concept versión 0.16.1

Si,
si, aquí estoy otra vez,
espero que os estén siendo de ayuda los tutoriales que sobre
TNT
Concept se van publicando.

Como
decimos en todas nuestras
publicaciones, se admiten vuestros comentarios, sugerencias, dudas, etc.

En
este tercer tutorial de la serie,
vamos a ver  el campo de contactos y pedidos

Contactos.

 
 
Crearemos
las organizaciones con la
que la empresa se relaciona (clientes, proveedores, prospectos, etc),
registrando todos sus datos: domicilio, CIF, teléfonos,
páginas web, etc.

Dentro
del campo de organizaciones
también podremos crear la persona de contacto de dicha
organización a través del icono  o
directamente en el campo de contactos.

 

Con las interacciones,
crearemos todas las
relaciones que se mantienen con las organizaciones, desde llamadas de
teléfono, hasta envío de ofertas, acciones
administrativas.

Todo
queda registrado dentro de la
aplicación (no se escapa nada).

 

Crearemos
una oferta, cuando un
cliente requiera de nuestros servicios.

 

En
la oferta  anotaremos todo
los datos que se nos vayan solicitando y que estarán
detallados
en la oferta original (pdf).

Indicamos
los roles que
participarán con sus costes y los costes ajenos, es decir,
material, fotocopias, traslados, etc. De esta forma podremos calcular
de un modo muy sencillo el presupuesto.

Dentro
del campo de oferta,
también disponemos del apartado de interacciones (en el cual
incluimos el fichero de la oferta en formato electrónico).

 

Si
la oferta es aceptada, podemos
crear el proyecto directamente o podemos hacerlo como en otras
ocasiones en el menú desplegable (proyectos)

Los proyectos son ya
trabajos en firme, en
él indicaremos el rol que realmente participa y su coste y
los
costes ajenos..

 

Sin
desplazarnos del menú de
contactos, existe el l campo de colaboradores, este se ha creado para
luego poder formalizar los pedidos.

Al
crear un colaborador este
deberá estar relacionado siempre con un contacto, una
organización o un usuario.

 


Una
vez creados los colaboradores
podemos acceder al campo de pedidos

 

Los
pedidos son servicios que
contratamos externamente. Por ejemplo, si para hacer una
aplicación para un cliente necesitamos subcontratar a una
empresa de diseñadores gráficos, lo podremos
gestionar en
TNT indicando que les hemos hecho un pedido.

Esta
es la pantalla que nos aparece
cuando damos de alta un pedido:

 

Pero,
¿quien puede realizar
pedidos? Los colaboradores. Un colaborador podría ser
cualquiera
de estos tres:

1.
Usuarios internos, como
podríamos ser cualquiera de nosotros

2.
Contactos. Un contacto cualquiera
del apartado de contactos. Así sabríamos quien se
encarga
directamente del pedido.

3.
Organizaciones. Sabemos qué
empresa se encarga pero no quien en concreto.

Cualquiera
puede crear un pedido,
pero sólo se realizarán aquellos a los que el
administrador dé el visto bueno.

Volvamos
a los colaboradores. Como ya
hemos dicho los pedidos tienen colaboradores, los cuales se especifican
en el siguiente apartado, pudiendo ser añadidos y quitados:

 

Una
vez que el administrador
dé el visto bueno al pedido, se les mandará un
informe en
PDF por correo electrónico a todos los colaboradores, donde
éstos podrán ver las condiciones en las cuales
deben
desempeñar el trabajo. En ese PDF se indican plazos,
qué
deben hacer, qué no deben hacer, presupuestos, 
etc. En
definitiva, se manda un contrato.

El
siguiente diagrama muestra las
fases y estados  por las que pasa el pedido:


 
Observa
que tanto cuando un pedido
está aceptado o confirmado se pueden hacer retrasos, por lo
que
el estado del pedido variaría.

Los
retrasos vendrían sujetos
a la disponibilidad de los colaboradores, es decir, en un primer
momento se pudo pactar un plazo de entrega pero con posterioridad este
puede ser modificado. Cada vez que se modifique el plazo de entrega se
debe crear un retraso pulsando en ‘Añadir retraso’.



También podemos ver todos los retrasos acumulados pulsando
en
‘Ver retrasos’, mostrándose esta pantalla

 

El
pedido se encuentra en estado
confirmado durante todo el tiempo que esté
realizándolo
el colaborador/es. Cuando lo haya/n terminado deberá/n
enviárselo al técnico, que será el
encargado de
validarlo y por último es el administrador el que lo da por
finalizado.

Los
pedidos tienen otras cosas a
tener en cuenta:

1.
Visibilidad: El administrador
podrá ver los pedidos de todos pero los técnicos
sólo los suyos

2.
En función del rol que
tengamos será posible modificar y ver unos campos u otros en
función también del estado en el que nos
encontremos
(creado, aprobado, aceptado, etc).

3. 
Los pedidos tienen un
histórico donde se puede consultar qué campos han
sido
modificados y por quien a lo largo de toda su vida pinchando en el
siguiente icono 

 

4.
Los pedidos pueden llevar adjunta
documentación, la cual puede subirse en el propio apartado
de
edición de pedidos.

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