MS Access y la de gestión de Proyectos

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Mecanismos sencillos para Gestionar Proyectos

Una realidad inevitable en el mundo del desarrollo de software (y supongo que
en bastantes más profesiones) es que los técnicos (desarrolladores), sin darse
apenas cuenta, pasan a desempeñar labores de gestión y dirección sobre sus
compañeros.

Cuando pasa esto, inicialmente se comenten siempre los mismos errores:

  • Tratar de competir en conocimientos con el equipo técnico asignado.
  • Atender más a lo que hago que a los que el grupo tiene que hacer.
  • Preocuparse más por los requerimientos técnicos que por los funcionales.
  • Centrarse en continuar perfeccionando el perfil técnico descuidando otras
    disciplinas.
  • Negarse a si mismos la necesidad de realizar labores de gestión y
    supervisión.
  • Reportar a los responsables con excesivo nivel de detalle para demostrar
    nuestra capacidad de trabajo
  • … y muchas cosas más.

¿Que nos falta por aprender? Muchas cosas: Gestión de costes, riesgos,
plazos, adquisiciones, técnicas de valoración, negociación, motivación,
evaluación, control, y un largo etcétera….

En poco tiempo, seguro que el día a día nos supera. Es muy probable que no nos
hayan preparado para esto y que tengamos que aprender a base de golpes… Es
más, es posible que no seamos ni conscientes de ello.

Creo que una de las principales cosas que hay que hacer es asumir que tenemos
deficiencias formativas y limitaciones y posteriormente, tratar de empezar por
cosas sencillas. Esto no se aprende en un día…..

Como hay que hacer tantas cosas, es muy probable que lo primero que debamos
aprender es a ser disciplinados, a optimizar el tiempo y ayudarnos de sencillas técnicas y
herramientas que nos permitan acumular conocimiento y no repetir trabajo
innecesariamente.

Normalmente en nuestro PC tengamos instalado software ofimático al cual no
hayamos prestado excesiva atención…. pronto nos daremos cuenta de que el Word,
Excel y Access valen para más cosas de lo que pensábamos (y más si sabemos
combinarlos). Siguiendo nuestro propio consejo empezaremos por algo sencillo.

Uso básico de Microsoft Access

Access es una base de datos sencilla e intuitiva que nos puede ayudar desde
el primer momento a estructurar los datos.

Propongamos un escenario

Imaginar que comenzamos un proyecto…. seguramente cometeremos bastantes
errores. Un modo de minimizar estos errores, a medio plazo, puede consistir en realizar un estudio
preliminar de riesgos. Cuando analizamos los riesgos de un proyecto, podemos
encontrar problemas y planificar posibles soluciones…. sino, encontraremos
sorpresas.

  • Los problemas planificados se pueden solucionar (o advertir con
    antelación a nuestros responsables de la posibilidad de no tener la
    capacidad de encontrar solución).
  • Las sorpresas desconciertan (a nosotros y nuestros jefes) y nos invitan
    a que perdamos el control (y credibilidad), complicando aún más la situación.

Posiblemente, sea aconsejable preguntar a compañeros, leer algún libro y
construir un cuestionario para asegurarnos que al menos nos hacemos las
preguntas mínimas, a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Es más, seguro que cuando le preguntes a dos personas distintas sobre como
anticiparse a un riesgo, te propondrán distintas soluciones. Esta información
puede ser interesante organizarla y estructurarla (es más, saldría un buen
libro).

Vamos a ver como podríamos empezar a manipular la información con Microsoft Access (la información estructurada se puede transformar en
conocimiento).

Creación de una base de datos

Al abrir Access podemos crear una nueva base de datos en blanco

Si pinchamos la opción marcada, crearemos una tabla diseñando su estructura
(vista de diseño).

Normalmente crearemos un campo clave que identifique a todos los elementos de
la tabla de un modo único (clave primaria). Podemos empezar llamádolo ID (y
seleccionar el tipo auto-numérico para que se incremente automáticamente a medida que
añadimos elementos) y pinchando el botón marcado (Primary key o clave primaria)

Nuestra tabla va a almacenar riesgos como campos textuales (250 caracteres)

Si guardamos el trabajo, nos preguntará por el nombre de la tabla: Le
llamaremos riesgos.

Si luego pinchamos sobre ella, podemos introducir los elementos deseados (es
conveniente navegar un poco por Internet y encontraremos muchos enlaces con
riesgos típicos)

Para cada riesgo, se nos pueden ocurrir distintas soluciones.

Vamos a crear una tablas, que llamaremos PosiblesSolucionesRiesgo que
relacionaremos con los riesgos. Un riesgo puede tener varias soluciones.

Parece que tenga sentido que todos los elementos de la tabla tengan una clave
primaria (id) para identificarlos de un modo inequívoco. Del mismo modo, también
parece sensato que cada solución haga referencia al riesgo asociado (idriesgo de
tipo numérico). Necesitaremos, al menos, un campo de texto para especificar la
posible solución. La tabla quedaría tal y como la podemos ver

Y al grabar le damos nombre (no olvidar decir que el campo ID es clave)

Ya vemos que tenemos dos tablas

Relacionar tablas

Si pinchamos el botón derecho sobre el área en blanco, podemos seleccionar la
opción de relaciones (relationships si lo tenemos en Ingles).

Nos aparece una ventana donde seleccionar las tablas a relacionar. Pinchamos
una a una las dos creadas y damos al botón Add (añadir al diagrama)

Y nos aparecerán las tablas desconectadas en un diagrama. Simplemente
pinchando en en campo idriesgo de la primera tabla y soltando sobre el
campo id de la tabla riesgos,  estableceremos una relación
entre ambas tablas.

A medida que vallamos rellenando las tablas, nos daremos cuenta de que
tenemos cada vez una información muy valiosa y, además, explotable desde muchas
perspectivas distintas.

Por ejemplo, si seleccionamos una tabla cualquiera, veremos que tenemos un
botón (+) al principio de la pantalla que nos da acceso a los elementos
relacionados

Si los datos que vemos no son los que deseamos, podemos seleccionar la tabla
adecuada (Menú Insertar)

Construir formularios multi-tabla

Es también relativamente sencillo construir formularios para recoger los
datos (incluso en múltiples tablas a la vez). Vamos a crear un formulario que
nos permita dar de alta un riesgo y sus posibles soluciones de una sola vez.

Cambiamos de menú y creamos un nuevo formulario

ç

Elegimos crearlos utilizando un asistente y seleccionamos la
tabla base.

Elegimos los campos de la primera tabla

Y podemos seleccionar otras tablas y sus campos

Como existe una relación entre tablas, nos propone como
representar la información

Elegimos es estilo

Le asignamos un nombre

Y ya tenemos un formulario multi-tabla.

Esto es solamente un ejemplo …. pero se puede hacer mucho más
y de un modo sencillo:

  • Construir informes

  • Crear formularios Web

  • Definir reglas y formulas complejas

  • Automatizar labores con macros

  • Formatear la salida integrándonos con Word

  • Y muchas cosas más …

Conclusiones

Muchas veces podemos pensar que para solucionar nuestros
problemas, necesitamos nuevas herramientas. Probablemente nos podríamos apañar
con las herramientas que tenemos, conociéndolas un poquito mejor.

Es más importante tener claro donde queremos llegar (por lo que
tenemos que saber donde estamos, que es bastante difícil) y tener una buena
disciplina diaria para tratar de conseguirlo……

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