Introducción a XBRL

1- INTRODUCCIÓN

En este documento pretendo ofrecer los conceptos básicos del estándar para entornos financieros, denominado XBRL (Extensible Business Reporting Language o Lenguaje de Información de Negocios Ampliable), así como presentar sus características más importantes y algunas de sus aplicaciones.

Gracias a este estándar, la gente como nosotros, que desarrollamos y tenemos conocimientos como responsables de departamentos técnicos, nos alegramos en gran medida, debido a que muchas de nuestras tareas se verán simplificadas y mejoradas, ya que al existir un estándar, la gestión de la información financiera de nuestra empresa, llámese ERPs, Minería de Datos, aplicaciones de contabilidad, websites financieros, etc, se verá mejorada, agilizando y optimizando los procesos de generación de informes contables, que a veces parecen infinitos!!!, y que además de ser muy numerosos son muy costosos, ya que la información, generalmente hay que extraerla de numerosas fuentes, muy diferentes entre ellas. Con XBRL, estas tareas se estandarizarán, con lo que los costes finales (tiempo, dinero, recursos humanos, …) se verán reducidos, además, se mejorará otro de los grandes problemas de las empresas, y que lamentablemente también hemos sufrido en nuestras carnes, y es la exportación o gestión de esta información y de estos informes entre varias sedes de la propia empresa o cuando se trabaja con terceras empresas, cada una con un sistema diferente, no compatible o no sincronizado, mediante el uso del estándar XBRL todos estos procesos se verán simplificados.

Las empresas vienen realizando transacciones electrónicas mediante EDI (Electronic Data Interchange), estándar usado desde hace tiempo, pero las tecnologías necesarias para su implementación quedan fuera del alcance para el bolsillo de una pequeña y mediana empresa.

Para solucionar este problema, un consorcio ha desarrollado varios estándares basados en XML (estándar de referencia para intercambiar cualquier tipo de documento electrónico), como el ebXML o el UBL (Universal Business Language), para el intercambio de información entre empresas y la estandarización de algunos tipos de documentos empresariales como albaranes o recibos de compra. Dentro de XML, se encuentra el modelo denominado XBRL.

Debido a que cada aplicación informática de contabilidad utiliza un formato diferente para el almacenamiento de los datos, crea la necesidad de desarrollar programas específicos para el intercambio de información entre dos aplicaciones distintas y se hace cada vez más necesaria la publicación de información financiera en Internet para muchas empresas y con distintos formatos: PDF, HTML, RTF, texto, hojas de cálculo, etc, por ello, nace el estándar XBRL, cuyo objetivo es, precisamente, el de facilitar el intercambio automático de información financiera entre aplicaciones de software; seleccionar la información que interesa y capturarla fácilmente y tratarla sin necesidad de una intervención manual.

Cualquiera que haya querido encontrar o trabajar  información financiera, se habrá encontrado con que ésta le habrá sido entregada en un archivo texto plano, en una hoja de cálculo o, por ejemplo, en un archivo PDF. Esta falta de homogeneidad en el procesamiento y transmisión de la información implica mayores costes en su tratamiento, por este motivo surgió la iniciativa de crear un lenguaje estándar que permitiera el intercambio de información contable, no solo a través de Internet, sino para todos los programas de contabilidad.

2- ¿QUÉ ES XML?

El XML es un estándar abierto (no hay que pagar por su utilización y puede utilizarse para todo tipo de plataformas y dispositivos) para la estructuración y distribución de datos.

Fue desarrollado por un consorcio de compañías y aprobado en 1998 por el World Wide Web Consortium (W3C), organismo que se encarga de su mantenimiento actualmente. La forma en la que el XML estructura la información es etiquetando los conceptos y dotándolos de significado.

Es un estándar usado tanto en el intercambio como en el almacenamiento, gestión y publicación de información.

XML es el estándar que se ha implantado en el mundo de los negocios gracias a los beneficios que proporciona para el intercambio de información entre empresas, de un modo estandarizado, con más ventajas que los métodos tradicionales.

No nos extenderemos más en el XML, no es el objetivo de este tutorial, pero si necesitas más información al respecto puedes consultar los siguientes tutoriales:

1. XML básico
2. XML y XSL en Cliente
3. Schemas XML. Introducción esquemas XML
4. Transformación de XML y XSL en JSPs
5. SAX, DOM y NetBeans 

3- ESTÁNDARES BASADOS EN XML

Cada sector empresarial ha desarrollado su dialecto o estándar específico basándose en XML; a continuación se ofrece un listado de los más representativos, incluyendo el XBRL que se describe en este tutorial:

1. Acord: Es el nombre que reciben las especificaciones del XML para el sector de las aseguradoras.
2. HL7: Es el nombre que reciben las especificaciones del XML para el sector de ámbito sanitario.
3. ebXML (electronic business XML): Es el nombre que reciben las especificaciones del XML para el intercambio de información entre empresas. Persigue la estandarización de la información empresarial y automatizar procesos de comunicación entre empresas.
4. XBRL (Extensible Business Reporting Language): Es el estándar para el reporte financiero digital y que tiene una importancia crítica para la transparencia de los mercados financieros. Es el lenguaje de informes empresariales extensible que utiliza modelos y estándares de informes financieros, aceptados para exportar informes financieros a través de software y tecnologías, incluido Internet.
5. MathML: Visualización de ecuaciones matemáticas.
6. SVG: Gráficos vectoriales.
7. SMIL: Presentaciones multimedia.
8. P3P: Descripción de características de privacidad.
9. WML: Similar a HTML para teléfonos móviles.
10. VoiceML: Portales basados en voz.
11. XML Signature: Firma de recursos Web.
12. XKMS: Firmas y criptografía.
13. XQuery: Consultas de documentos (Bases de datos).
14. SyncXML: Sincronización de dispositivos.
15. UPnP: Plug and Play universal.

4- ¿QUÉ ES XBRL?

XBRL es el acrónimo de eXtensible Business Reporting Language, un “nuevo” estándar para el reporte financiero digital. La definición de XBRL del sitio web oficial de la organización www.xbrl.org es:

”XBRL es una especificación abierta libre de pago de derechos, que es desarrollada por un consorcio sin objetivos de lucro y formado por más de 170 compañías líderes, asociaciones y agencias de gobierno en el mundo. Cualquier interesado en la aplicación de XBRL para el proceso de reporte de negocios puede recibir una licencia de la organización XBRL International”

A partir del XML, AICPA (American Institute of Certified Public Accountants), ha creado el XBRL, que se perfila como un dialecto del XML, que permita el intercambio de información contable, no solo a través de Internet, sino común a todos los programas de contabilidad.

XBRL, es un estándar que se ha venido desarrollando en los últimos años para el reporte y análisis de la información financiera de las empresas vía Internet y que tiene una importancia crítica para la transparencia de los mercados financieros. Esta dirigido a los Directores de Finanzas, Contralores, Gerentes de Finanzas, Tesoreros, Gerentes de Contabilidad y todo profesional involucrado en la función del reporte financiero en sus respectivas empresas.

Este va a permitir la creación de informes financieros personalizados, a bajo costo y en un formato compatible con la mayoría de las aplicaciones informáticas de contabilidad y de análisis de datos. También va a permitir el intercambio automático de información entre diversas aplicaciones de software.

El XBRL es una herramienta abierta (sin coste por licencia o uso), basada en el lenguaje XML. Esta característica permitirá a las empresas reducir los costes de emisión de estados financieros, puesto que un mismo documento XBRL se puede convertir a diversos formatos de presentación (web, PDF, HML, RTF, etc.) sin intervención humana, lo cual minimiza la existencia de errores en la información entregada, así como la rapidez de los procesos.

Con XBRL, los receptores pueden comparar, agregar y analizar de forma más fácil la información empresarial. Además, los emisores de la información pueden aprovechar un solo archivo para informar a varios organismos externos, en lugar de tener que crear una nueva versión para cada uno de ellos.

XBRL ha sido diseñado para incrementar la transparencia y convertir la comunicación financiera y la información sobre negocio en procesos más eficientes y menos costosos.

La adopción del lenguaje XBRL por parte de las empresas no implicará cambios en las normas de contabilidad, pues está basado en los estándares de contabilidad internacionales existentes.

Su uso actualmente no está generalizado, aunque existen varias compañías que ya lo utilizan entre ellas: Merrill Lynch, Microsoft, Reuters, autoridades bancarias australianas, SEC (Securities and Exchange Commission, Comisión de Bolsa y Valores) en los Estados Unidos y está teniendo la misma acogida en el Reino Unido, Alemania y Japón.

En España, es la AECA (Asociación Española de Contabilidad y Administración de Empresas) la organización que mantiene contactos con los anteriores organismos, en lo que se refiere al desarrollo de esta forma de difusión, apoyada por el Banco de España.

5- OBJETIVOS

El objetivo inicial de XBRL es el de proporcionar una estructura de trabajo basada en XML, que la red de suministro de información de negocios mundial utilizará para crear, cambiar y analizar la información financiera reportada, incluyendo la presentación de documentos reglamentarios, tales como, estados financieros trimestrales y anuales, información del libro mayor y programación de auditorias.

XBRL busca un beneficio para la entera red de suministro de información financiera, permitiendo que los contadores, asesores financieros, analistas e inversionistas obtengan información financiera con rapidez, confianza y consistencia vía Internet.

La especificación del XBRL maximiza las prestaciones para todos los interesados que lo usan. La especificación pretende beneficiar a tres categorías de usuarios:
1) Los preparadores de la información financiera.
2) Los intermediarios en los procesos de preparación y distribución.
3) Los usuarios de información financiera y los vendedores que suministran software y servicios para uno o más de estos tres tipos de usuarios.

Satisfacer la necesidad de contar con un lenguaje unificado en la comunidad de internacional de los negocios.

Ya se ha incluido el XBRL en aplicaciones comerciales, por ejemplo en la suite ofimática Microsoft Office 2003, aunque existen muchas otras aplicaciones y empresas que ya lo incluyen dentro de sus servicios y características.

6- VENTAJAS E INCONVENIENTES DE XBRL

6.1- Ventajas

Algunas ventajas del XBRL son:

1. Mejora el acceso a la información financiera de manera digital y reutilizable, por parte de los inversionistas y analistas asociados.
2. Provee información exacta y confiable a los inversionistas y otros usuarios interesados para que puedan tomar decisiones financieras apropiadas.
3. Permite el cambio automático y confiable de la información financiera utilizando cualquier tipo de formato y tecnología, incluyendo Internet.
4. No requiere del cambio a los estándares internacionales de contabilidad o a las políticas de presentación y revelación de información financiera.
5. Eliminar la necesidad de re-digitar información, reduciendo el riesgo asociado al registro de los datos y bajando los costos para preparar y distribuir los estados financieros.
6. Simplificación de la cadena corporativa y financiera. Utilizando un estándar como el XBRL se recorre toda la cadena de la información financiera corporativa en menor tiempo. Se evita, entonces, el problema de tener que sacar datos desde diferentes bases de datos, reunir toda la información necesaria, elaborar un informe preliminar, contrastar y validar la información y recibir el visto bueno de los directivos de la compañía.
7. Reducción de Costes. El uso de este lenguaje, especialmente diseñado para el manejo de la información financiera, tiene además del ahorro de tiempo otras ventajas. Así, por ejemplo, la reducción de costos asociados a la preparación de la información es significativa. Además, se facilita notablemente el acceso a ella y, con ello, aumenta la transparencia. XBRL es, además, compatible con cualquier sistema operativo y no requiere el pago de licencias para su uso.
8. Facilita y agiliza la disponiblidad, distribución y publicación de la información, tanto para la propia empresa o entre varias. La información proveniente de los sistemas de contabilidad y otras fuentes se procesa, se expresa usando XBRL de manera que esté disponible para enviarse o incluirse en informes financieros, comunicaciones al mercado, páginas Web, declaraciones de impuestos, devoluciones de impuestos, así como comunicaciones con los bancos.
9. Basado en XML, que es un estándar abierto. Esto aporta la reducción de costes y la eliminación de tecnologías propietarias.
10. La información en formato XML es neutra, de manera que cualquier plataforma puede entenderla.
11. Entre los beneficios de XBRL se cuenta el intercambio y reutilización de información financiera de forma automática entre aplicaciones.
12. Hoy en día es típico que una empresa tenga que prepararlas en varios formatos: en pdf, en word, en excel, en html… Con el XBRL no será necesario.
13. Permite un reporte financiero continuo, actualmente se hace mensual o anualmente.
14. Conseguir información contable de Internet exige un tratamiento manual de los datos. Con el XBRL se evitará.
15. Permite búsquedas rápidas y exactas. Porque todos los datos en un archivo XBRL, ajustados al formato se marcan con etiqueta y la información relacionada se une; si busca investigar sobre los activos fijos con el balance y la depreciación, puede ahorrar más de la mitad del trabajo al conducir una búsqueda para hallar la información específica . Por ejemplo, si usted busca en Internet para la información sobre los activos fijos de los motores generales, usted terminará probablemente para arriba con millares de sitios para explorar, y eso es uniforme con las mejores herramientas de la búsqueda. Pero con datos XBRL marcados con etiqueta, la búsqueda se reduce inmediatamente a sus datos específicos de información de activos fijos mientras que se relacionan de forma precisa con los balances y la depreciación.
16. Registro de datos. En la mayoría de los casos, la información financiera necesitará ser digitada solamente una vez, reduciendo el riesgo del error en la entrada de datos. También, porque la información XBRL se ajusta al formato internacional, los usuarios no necesitarán cambiarlo al prepararla para ningún número de presentaciones, por ejemplo para imprimir un estado financiero, para crear un documento del HTML para el Web site de una compañía, para alistar un documento, para archivar o utilizar otro de los formatos de divulgación especializados tales como informes de crédito y documentos del préstamo. Tal ventaja reduce no sólo costos de la preparación y reduce la introducción de errores sino que también mejora el acceso del inversionista o del analista a la información.
17. Usuarios receptores de la información. Una organización que usa XBRL no será requerida para divulgar más información que la que ella desea. Los usuarios controlarán los datos que divulgan, no deben realizar un cambio a los estándares existentes de la contabilidad, los usuarios encontrarán las plantillas de XBRL apropiadas en la conformación con estándares existentes.
18. XBRL ampliará las oportunidades profesionales para CPAs y otros ejecutivos financieros y además, agrega valor a la información financiera para todos los usuarios: interventores, contabilizadores, banqueros, accionistas y, cualquier persona que crea, aplicaciones o acceso de los datos del negocio de una organización.
19. XBRL para reportes de Gerencia: Se podrá rescatar al nivel de informes gerenciales cualquier dato documental dentro de un sistema de información contable o Gerencial, de manera natural al interactuar directamente con las bases de datos.
20. XBRL para la información de los Libros Contables; interactúa fácilmente con los datos transaccionales del sistema de información contable, intercambiando datos entre diferentes ambientes e integrando diferentes aplicaciones.
21. XBRL para reportes de impuestos: XBRL facilitara el intercambio de datos a nivel de impuestos, adaptándose a formatos establecidos, a su vez facilitara la tarea de los auditores de impuestos en el cruce y comparación de datos entre diferentes entidades.
22. XBRL para reportes administrativos: Informes internos de propósito especifico serán fácilmente generados, los cuales podrán tener el nivel de detalle adecuado a las circunstancias al no ser de dominio publico.
23. XBRL para elaboración de papeles de trabajo: Este es un método estándar de preparar papeles de trabajo que soporte un informe financiero. Siendo útil tanto en una auditoria interna o externa.
24. XBRL para Reportes de Negocios: Se podrán genera informes bajo diferentes metodologías incluyendo balance con metodología Scorecard y otros más.
25. XBRL para entidades de vigilancia y control: Las entidades de vigilancia y control podrán crear sus propias estructuras de acuerdo con sus necesidades de información, sin causar ningún trauma operativo dentro de las organizaciones, lo cual les permitirá además de reducir sus esquemas operativos internos profundizar en su nivel de análisis y control.

Algunos inconvenientes del XBRL son:

6.2- Inconvenientes

1. Mayor consumo de ancho de banda, debido al tamaño de los ficheros XML utilizados.
2. Creación de un dialecto específico que sirva de estándar para cada sector empresarial, siendo muy complicado en algunos sectores.

7- APLICACIONES DE XBRL

Algunas aplicaciones potenciales de XBRL son:

1. Para la publicación y gestión de la información financiera.
2. XBRL para estados financieros: estados financieros de toda clase utilizados para intercambiar información financiera.
3. XBRL para Impuestos: especificación para declaraciones de impuestos que son cumplimentadas e información intercambiada para items que acaban en declaraciones de impuestos.
4. XBRL para declaraciones legales: especificaciones para el gran numero de declaraciones requeridas por las autoridades.
5. XBRL para informes contables y financieros. XBRL facilita la elaboración, intercambio y comparación de los informes financieros.
6. XBRL permite a las compañías preparar sus cuentas, publicarlas en distintos formatos, enviar la información a través de Internet, analizar y comparar los datos que contiene, en un tiempo muy breve. Además de la reducción del tiempo, también los costes asociados a la preparación de la información corporativa se ven reducidos, al tiempo que se hace más fácil el acceso a ella y , con ello, aumenta su transparencia.
7. Suministro de información de negocios mundial para crear, cambiar y analizar la información financiera reportada, incluyendo, la presentación de documentos reglamentarios, tales como, estados financieros trimestrales y anuales, información del libro mayor y programación de auditorias.
8. XBRL facilitará a las empresas reducir las barreras internas existentes para consolidar la información, agilizar el proceso de generación de informes y publicar en diferentes medios y formatos, permitiendo poner a disposición de los grupos de interés información actualizada.

Para poner en marcha XBRL son necesarios tres requisitos:

1. La creación de una especificación, la misma para todas las compañías y consistente de unos estados financieros a otros.
2. Una aplicación que permita la creación de estados financieros “etiquetados” con XML que cumplan las especificaciones.
3. Hojas de estilo que den información para un formato especifico o una variedad de formatos.

8- COLABORADORES

En 1999 se creó una organización internacional cuyo objetivo era definir y difundir un lenguaje que hiciera posible el intercambio de información financiera. Se reunieron empresas, grandes firmas de auditoria, consultoría, informática, reguladores movidos por el interés de difundir una información financiera entendible y comparable. Transcurridos estos años, cerca de 200 empresas forman parte de este esfuerzo que defiende XBRL como lenguaje estándar para el manejo de información financiera en Internet.

El consorcio que desarrolla y mantiene el XBRL se denomina XBRL International, que está patrocinado por el AICPA (American Institute of Certified Public Accountants), entre las que se encuentran las grandes de la informática, de la contabilidad y la consultoría, e instituciones como el IASB (International Accounting Standards Board), el IMA (Institute of Management Accountants), el CICA (Canadian Institute of Chartered Accountants) o el ICAEW (Institute of Chartered Accountants in England and Wales). En la actualidad, debido al fuerte crecimiento experimentado, XBRL Internacional se está articulando en torno al concepto de jurisdicción.

Una jurisdicción es una comunidad, normalmente de ámbito nacional, que tiene sus propias normas contables y que asume la responsabilidad del desarrollo local del XBRL, adopción del estándar, formación y otras actividades relacionadas con las anteriores.

Para constituir una jurisdicción, XBRL International establece, entre otros requisitos, que la jurisdicción esté representada por una organización independiente, sin ánimo de lucro y percibida por todos los miembros de la comunidad como neutral y la existencia de un número mínimo de empresas o instituciones miembros de la jurisdicción. En España, esta representación jurisdiccional la ostenta AECA, a través de su Comisión de Nuevas Tecnologías y Contabilidad, y los miembros fundadores han sido los siguientes: Central de Balances del Banco de España, INFORMA, S.A., Instituto de Auditores Censores Jurados de Cuentas de España, NAVISION, PricewaterhouseCoopers y la Universidad de Huelva.

Algunas de las empresas internacionales que colaboran o participan con XBRL son:

• Microsoft
• SAP
• Fujitsu
• Hitachi
• Hyperion
• Deloitte & Touche
• Ernst & Young
• KPMG
• PriceWaterHouseCoopers
• Nec
• Reuters
• IBM
• Oracle
• PeopleSoft
• JP Morgan

En España participan entidades como el Banco de España, Telefónica, AECA (Asociación Española de Contabilidad y Administración de Empresas), Software AG, El Corte Inglés, Microsoft, PricewaterhouseCoopers, la CNMV (Comisión Nacional del Mercado de Valores), HP España, Informa-Cesce, la Dirección General de Seguros y el Colegio de Registradores de España.

9- EJEMPLOS

En marzo del 2002, Microsoft se convirtió en la primera compañía en publicar sus estados financieros en Internet utilizando XBRL (http://www.microsoft.com/latam/net/business/standards.asp)

También se puede ver el siguiente ejemplo que he realizado, para la presentación a partir de un archivo XML, del libro mayor de una empresa:

Se tiene el siguiente archivo XML, que denominamos «xbrl_libromayor.xml«, con los fuentes de las operaciones realizadas:

A continuación se gestionan estos datos para presentarlo en formato HTML, se puede programar para que la salida con un formato distinto: txt, pdf, … El código del archivo que presenta la información en html es el siguiente:

Se puede ver el resultado en la siguiente dirección: http://www.carixma.com/tutoriales/xbrl_libromayor.htm

10- ENLACES DE INTERÉS

Algunos enlaces de interés relacionados con XBRL son:

1. Web Oficial: www.xbrl.org
2. Web Información: http://www.xfrml.org/
3. Información sobre XBRL de Software AG: http://xbrl.softwareag.es/site/ES/
4. Información Microsoft: http://www.microsoft.com/xbrlinfo/
5. Información Microsoft: http://www.microsoft.com/spain/businesssolutions/productos/navision/XBRL.mspx
6. Herramientas para XBRL de Fujitsu: http://www.labs.fujitsu.com/en/freesoft/xbrltools/

11- CONCLUSIÓN

XBRL se prevé que a medio-largo plazo (entre 1 y 5 años) será una de las tecnologías que más auge tenga en el área financiera y de contabilidad de todas las empresas, será necesario para agilizar todos los procesos, generación, intercambio y publicación de información financiera, tanto dentro de una sóla empresa, como entre varias.

Aún le queda un periodo de definición de reglas para adaptarlo a las normal contables y financieras de todos los países, además de sus inclusión en el mercado, actualmente está poco introduccido en el ámbito empresarial, pero con las nuevas herramientas y aplicaciones que han salido o van a salir al mercado próximamente y que ya implementan herramientas XBRL, es muy problable que dentro de muy poco, todo estemos utilizándolas, y que nos sirvan para solucionarnos múltiples problemas e inconvenientes que se nos plantean a todos, cada día en nuestros empleos.

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