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Roberto Canales Mora

Creador y propietario de AdictosAlTrabajo.com, Director General de Autentia S.L., Ingeniero Técnico de Telecomunicaciones y Executive MBA por el Instituto de Empresa 2007.
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Autor de los Libros: Planifica tu éxito: de aprendiz a empresario y Informática profesional, las reglas no escritas para triunfar en la empresa

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Fecha de publicación del tutorial: 2007-04-26

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TNTConcept Beta 0.2 y anticipo de la siguiente

TNTConcept Beta 0.2 y anticipo de la siguiente

Queridos amigos, estoy especialmente contento de poder compartir con vosotros este tutorial sobre la  TNTConcept, "Nuestra herramienta".

Antes de nada, compartir el porqué de la misma. Hay una palabra que lo puede definir "Excelencia". Con esta herramienta buscamos la excelencia tanto técnica como organizativa:

  • Técnica: La vida de muchos profesionales de la consultoría informática puede llegar a ser frustrante. Hacer proyectos siempre con prisas, con una calidad discutible, con tecnologías cambiantes y aprendiendo sin parar distintos modos de hacer las mismas cosas. A la larga, te das cuenta (yo por lo menos) de que el trabajo es efímero y el conocimiento esta distribuido entre decenas de personas donde nadie tiene un conocimiento profundo. Nosotros, en Autentia, hemos decidido que vamos a concentrar el conocimiento de mucha gente en un sólo sitio y aprender en profundidad a construir un producto basado en las últimas tecnologías del momento. Posteriormente el conocimiento nos servirá para industrializar el proceso de construcción de software ¿quién podrá competir con nosotros en calidad y velocidad de desarrollo? Seguro que sólo los buenos .... gente buena hay en todos sitios (por cierto que buscamos gente en Autentia ... gente buena y buena gente)

  • Organizativa: Somos una empresa pequeña (15 empleados a 15/4/2007) donde todo se mueve con mucha agilidad. Todo el mundo produce (hasta el personal administrativo realiza labores potencialmente facturable) y la jerarquía es plana. Hay de gran libertad y mucha actividad ¿y cómo hacemos para organizarnos y tener la "percepción" de control? Pues sencillo, primero definiendo unos procedimientos de calidad (tenemos la ISO 9001:2000) y aprovechando todos los tiempos ociosos (entre cursos e intervenciones) en una herramienta que de soporte a estos procesos, eliminando al máximo los papeles y proporcionando conocimiento.

Bueno, esto suena bonito ... ahora hay que hacer un buen trabajo.

Obviamente, debemos ser sensatos y dar prioridad a los clientes por lo que la velocidad de desarrollo de la herramienta es variable. Voy a tratar de compartir con vosotros la esencia de la nueva versión. La aplicación ha dado un gran salto y es momento de sacar una nueva versión. Vamos a mezclar un poquito funcionalidad con tecnología para que esta guía pueda ser útil para administradores del sistema y usuarios finales.

Antes que nada, contar que el modelo de datos se ha ampliado y que existe muchos cambios internos en el código. Es vital leer atentamente la guía de instalación, fundamentalmente para usuarios de la versión anterior, porque hay un par de puntos a destacar.

Si ya teníais una versión instalada, lo primero que hay que saber es que las contraseñas ya no son válidas. Hay que resetear todas las contraseñas. La primera a resetear es la del administrador, que podrá regenernar contraseñas para el resto de usuarios. Esto se puede hacer de un modo sencillo con un script proporcionado (viene en la guía de instalación todo el proceso descrito)

UPDATE User SET password='dd94709528bb1c83d08f3088d4043f4742891f4f' WHERE login='admin'

Os recomiendo que guardéis el script a mano por si algún día olvidais la contraseña de administrador y la queréis resetear a adminadmin (aplicado directamente a la base de datos)

Podréis observar a instalar que nos lo hemos currado y que el modelo de datos antiguo se actualiza automáticamente al nuevo, al arrancar la aplicación, migrando todos los datos "Ya podrían aprender muchos productos comerciales". Un consejo, siempre hacer un backup antes de este tipo de operaciones porque "nunca se sabe"... no os fiéis nunca de nadie (ni de nosotros).

Debemos aprender a no pulsar los botones sin leer los mensajes ... leedlos por favor.

Bueno, ya estamos en órbita, ahora vamos a ver que se puede hacer con el nuevo juguete.

Cambio de contraseña

Como primera precaución, cambiar la contraseña de administrador. Vamos al menú administración->usuarios. Ahora, podéis comprobar que hay dos botones en los listados, uno para visualizar y otro para editar. En breve, lanzaremos una nueva versión con el sistema de permisos implantado, para que en función del perfil, se acota la funcionalidad a este nivel por usuarios (paciencia).

Pinchamos en el botón de edición y vemos que hay un nuevo icono para generar una nueva contraseña. Esta funcionalidad sólo esta disponible para administradores y veréis que se generar unas bien graciosas y fáciles de recordar (aunque difíciles de predecir)

No se si os habéis dado cuenta pero ya aparecen los campos obligatorios marcados con un *. Además, se han introducido muchos campos nuevos. Cabe destacar algunos: fotografía, fechas relativas a contratos y departamento. Este último es especialmente importante porque a partir de ahora, los accesos a la información, aparte de por perfil, los datos van a poder estar restringido por área. Ejemplo: personal de un área no tiene porque ver los objetivos de otra (excepto directivos tal vez). Lo mismo puede aplicar a empresas, interacciones comerciales, etc... Sólo para que os hagáis una idea, los permisos se podrán configurar a voluntad, en base a una matriz como esta (sólo es un borrador que podréis administrar particularmente)

Actualmente, si existe una posibilidad de limitar quien puede acceder a qué menú (suficiente para un usuario final pero insuficiente para un experto en seguridad). Consiste en modificar el fichero MenuBean.java (y recompilar). El código es tal como lo veis (esto ya se podía hacer en la versión anterior).

 

 

  public TreeNode getMenu()
  {
    // Create menu only the first time
    if( menu==null )
    {
      User role = FacesUtils.getActualUser();
      TreeNode parent;
      
      menu = new TreeNodeBase("menu", "Menu", false);
      
      parent=addNode( role, true, true, true, menu, true, "admin" );
      if( parent!=null )
      {
        addNode( role, true,  true,  true,  parent, false, "users" );
        addNode( role, true,  false, true,  parent, false, "organizations" );
        addNode( role, true,  false, true,  parent, false, "projects" );
        addNode( role, true,  false, true,  parent, false, "userCategorys" );
        addNode( role, true,  true,  true,  parent, false, "changePassword" );
        addNode( role, true,  false, true,  parent, false, "departments" );

      }
Cada entrada la explicamos en rojo:       
addNode(role,true(administrado),true(usuario),true(supervisor),parent,false,"users"(línea de menú));
 

Creación de Empleado

La creación de empleados no tiene más misterio que rellenar sus datos. Debemos ser consciente de que para poder usar un usuario tenemos que ponerle como activo. También debemos recordar que al desactivar a un empleado (por dejar la empresa) debemos borrar los datos nos significativos del mismo (esto es más operativo que técnico, para cumplir normas de LOPD y LSSI)

Alta de organización

Nuestra empresa se relacionará con otras. Las daremos de alta. Siempre hay una primera empresa creada que es la nuestra. Cambiar los valores y tened precaución de no borrarla porque es la que usaremos para sacar los datos de los informes. Todas las pantallas son prácticamente iguales, disponemos de botones para filtrar, crear nuevos elementos, ver detalle, editar y otras funciones específicas.

Cambiamos los datos

He creado una llamada TNTConcept como demostración.

Desde el listado general de empresas, podemos dar de alta contactos. Obviamente sólo tiene sentido dar de alta los contactos de otras empresas porque de las nuestra tenemos muchos más datos. En breve proporcionaremos una nueva opción de buscador de empleados para tener separada la administración de los datos de las búsqueda de datos de contacto (listín).

)

Proyectos

Para que podamos hacer un buen sistema de costes en una empresa, debemos acostumbrarnos a que todo lo que hacemos en el trabajo debe estar imputado a un proyecto. Vacaciones es un proyecto, auto-estudio es un proyecto, labores de preventa es un proyecto ...

Vamos a crear un proyecto llamado preventa a nuestra empresa TNTConcept. Creamos un rol Comercial. Esto es importante porque a la hora de imputar horas, distintas personas de nuestra organización pueden imputar costes a distintas horas.

Para otro tipo de proyectos podemos introducir costes previstos, lo que luego nos puede permitir calcular desfases entre estimaciones y realidades (facturas)

Interacciones con empresas

Lo siguiente que podemos hacer en el día a día, es guardar todos los contactos que vamos haciendo con distintas empresas.  Esto es la base de un minúsculo sistema de CRM pero siempre mejor que una hoja de cálculo o una agenda (donde la explotación de datos es casi imposible)

Podemos decir que lo que no está registrado no se ha hecho. Esta es una de las primeras excusas que la gente pone a la hora de usar este tipo de herramientas ... es que estoy más tiempo registrando datos que haciendo mi trabajo ..... Bueno, entre el registro de todo y de nada, hay muchos puntos intermedios. En nuestro caso real, sólo registramos las interacciones significativas: Primeros contactos, acuerdos de precios, no conformidades, envío de facturas, etc. Cuanto más información registremos, más podremos explotar.

Si saltamos al menú de informes,

Veremos rápidamente la utilidad

Objetivos

Hay un antiguo dicho que cuenta "si no se sabe a donde se quiere ir, cualquier camino es incorrecto" (no se de quién es). El tiempo me ha demostrado que cuanto más libertad tienen las personas, más productivas son.... siempre y cuando seas capaz de medir de algún modo esa productividad y tangibilizarla.

Una de mis partes favoritas de la herramienta es esta y consiste en algo sencillo. Cada persona se junta con su responsable el lunes y define lo que va a tener tangible para el viernes. Lo que está prohibido es decir "voy a estudiar esto" "voy a investigar lo otro". En su lugar hay que decir "voy a tener una guía de esto"... para que sea algo tangible.

Nos asignamos un objetivo. Automáticamente seleccionamos el viernes siguiente pero podría ser cualquier otra fecha.

Y vemos el objetivo

El lunes por la mañana sabremos que todo el mundo sabe lo que tiene que hacer esa semana.

Es posible que un objetivo se nos haya pasado de la semana en curso por lo que aparece en la parte superior

Tenemos la opción de decir que si se había cumplido (es posible que el viernes me fuera con prisa) Si no se cumple el objetivo no pasa nada, se pincha la flecha y se baja, pero hay que especificar por qué.

Y el sistema te obliga a detallarlo un poco más. Con esto, lo que se intenta es que los objetivos incumplidos sean cada vez más atómico y así poder mandar tareas menos expertas a otro personal con más tiempo (o ganas).

Este método de planificación creedme que hace maravillas, además vale para luego estudiar los proyectos a toro pasado y hacer mejores planificaciones de los futuros.

Bitácora

Los objetivos nos vale para planificar el futuro y asegurarnos que todos remamos a la par (de nuestros clientes tanto internos como externos) pero es necesario llevar un registro diario de lo que hacemos. Este registro si que no debe dejarse muchos días porque sino, hay que hacer luego arqueología "creativa".

Podemos elegir las horas, proyecto, rol y si es facturable.

De este modo tan simple, podemos conseguir dar un informe de actividad detallado a los clientes y evitar "repudio de facturas" porque al mes el cliente te dice que no se acuerda ... y si tu no eres organizado, tampoco. Sólo imaginad los informes que podemos sacar e incluso ... generar las facturas automáticamente.

Todo esto requiere disciplina y voluntad.... y en empresas anquilosadas, proponer este modo de trabajo ... puede ser duro.

Emisión de facturas

Podemos emitir una factura desde el propio sistema, otra cosa es que luego tengamos un programa de contabilidad financiera donde la registremos para otros menesteres ...

Podemos, en el desglose, pinchar el botón de buscar imputaciones ... y veremos que pasa

Si hubiéramos indicado en la bitácora las horas facturables, también aparecerían en pantalla y las podríamos importar directamente.

No se si sois consciente de la simplificación del trabajo ....

Facturas recibidas

El sistema permite ir más allá y, con varios objetivos, permite registrar las facturas recibidas:

  • Saber los impuestos pagados y recaudados

  • Saber si tenemos factura de todos los movimientos de caja y banco (un poco más adelante)

Asientos

El sistema nos permite dar de alta distintas cuentas bancarias (y en breve importar movimientos en el formato estándar n43).

Todo asiento pertenece a un tipo. Este tipo debe significar algo para nosotros (aparte de la contabilidad más formal) y siempre podría ser una cuenta de un plan contable (aunque es otra historia).

Podemos crear más tipos, y organizarlos jerárquicamente..... que informes más chulos nos van a salir de ingresos/gatos por periodo y tipo (más o menos detallado) ¿verdad?

Lo suyo es dar de alta siempre un primer movimiento (asiento) de apertura del año .. (una sola vez en Enero).

Y luego registrar los asientos diarios

De este modo automáticamente el sistema es capaz de calcular la tesorería de la que disponemos (incluso entre distintas cuentas)

He incluso, si ocultamos los movimientos iniciales, podemos ver la caja (tesorería) que vamos generando o destruyendo  ...

Insisto ¿se os ocurren usos de esta información?

Otras funcionalidades

Bueno, si con esto no hemos sembrado vuestro interés, también podemos decir que incluye una:

  • Pequeña gestión documental

  • Gestión de libros

  • Inventario de material interno

  • Anuncios a empleados

  • Registro de publicaciones

  • Gestión de vacaciones

Queda mucho por hacer, pero esto ya es un comienzo.... que muchas empresas ya quieran ....

Recordad una cosa... esta es la base de la posible herramienta que puede necesitar tu empresa y siempre mejor con nosotros ... que por libre (vamos muy deprisa).

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