Gema Pérez Nieto

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Fecha de publicación del tutorial: 2009-08-03

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3_Tutorial_TNT

Gestión de contactos y pedidos en TNT Concept versión 0.16.1



Si, si, aquí estoy otra vez, espero que os estén siendo de ayuda los tutoriales que sobre TNT Concept se van publicando.
Como decimos en todas nuestras publicaciones, se admiten vuestros comentarios, sugerencias, dudas, etc.
En este tercer tutorial de la serie, vamos a ver  el campo de contactos y pedidos

Contactos.

 
 
Crearemos las organizaciones con la que la empresa se relaciona (clientes, proveedores, prospectos, etc), registrando todos sus datos: domicilio, CIF, teléfonos, páginas web, etc.
Dentro del campo de organizaciones también podremos crear la persona de contacto de dicha organización a través del icono  o directamente en el campo de contactos.

 

Con las interacciones, crearemos todas las relaciones que se mantienen con las organizaciones, desde llamadas de teléfono, hasta envío de ofertas, acciones administrativas.
Todo queda registrado dentro de la aplicación (no se escapa nada).

 

Crearemos una oferta, cuando un cliente requiera de nuestros servicios.

 

En la oferta  anotaremos todo los datos que se nos vayan solicitando y que estarán detallados en la oferta original (pdf).
Indicamos los roles que participarán con sus costes y los costes ajenos, es decir, material, fotocopias, traslados, etc. De esta forma podremos calcular de un modo muy sencillo el presupuesto.

Dentro del campo de oferta, también disponemos del apartado de interacciones (en el cual incluimos el fichero de la oferta en formato electrónico).

 

Si la oferta es aceptada, podemos crear el proyecto directamente o podemos hacerlo como en otras ocasiones en el menú desplegable (proyectos)



Los proyectos son ya trabajos en firme, en él indicaremos el rol que realmente participa y su coste y los costes ajenos..

 

Sin desplazarnos del menú de contactos, existe el l campo de colaboradores, este se ha creado para luego poder formalizar los pedidos.
Al crear un colaborador este deberá estar relacionado siempre con un contacto, una organización o un usuario.

 

Una vez creados los colaboradores podemos acceder al campo de pedidos

 

Los pedidos son servicios que contratamos externamente. Por ejemplo, si para hacer una aplicación para un cliente necesitamos subcontratar a una empresa de diseñadores gráficos, lo podremos gestionar en TNT indicando que les hemos hecho un pedido.

Esta es la pantalla que nos aparece cuando damos de alta un pedido:

 

Pero, ¿quien puede realizar pedidos? Los colaboradores. Un colaborador podría ser cualquiera de estos tres:

1. Usuarios internos, como podríamos ser cualquiera de nosotros
2. Contactos. Un contacto cualquiera del apartado de contactos. Así sabríamos quien se encarga directamente del pedido.
3. Organizaciones. Sabemos qué empresa se encarga pero no quien en concreto.

Cualquiera puede crear un pedido, pero sólo se realizarán aquellos a los que el administrador dé el visto bueno.
Volvamos a los colaboradores. Como ya hemos dicho los pedidos tienen colaboradores, los cuales se especifican en el siguiente apartado, pudiendo ser añadidos y quitados:

 



Una vez que el administrador dé el visto bueno al pedido, se les mandará un informe en PDF por correo electrónico a todos los colaboradores, donde éstos podrán ver las condiciones en las cuales deben desempeñar el trabajo. En ese PDF se indican plazos, qué deben hacer, qué no deben hacer, presupuestos,  etc. En definitiva, se manda un contrato.

El siguiente diagrama muestra las fases y estados  por las que pasa el pedido:


 
Observa que tanto cuando un pedido está aceptado o confirmado se pueden hacer retrasos, por lo que el estado del pedido variaría.
Los retrasos vendrían sujetos a la disponibilidad de los colaboradores, es decir, en un primer momento se pudo pactar un plazo de entrega pero con posterioridad este puede ser modificado. Cada vez que se modifique el plazo de entrega se debe crear un retraso pulsando en 'Añadir retraso'.



También podemos ver todos los retrasos acumulados pulsando en 'Ver retrasos', mostrándose esta pantalla


 

El pedido se encuentra en estado confirmado durante todo el tiempo que esté realizándolo el colaborador/es. Cuando lo haya/n terminado deberá/n enviárselo al técnico, que será el encargado de validarlo y por último es el administrador el que lo da por finalizado.

Los pedidos tienen otras cosas a tener en cuenta:

1. Visibilidad: El administrador podrá ver los pedidos de todos pero los técnicos sólo los suyos
2. En función del rol que tengamos será posible modificar y ver unos campos u otros en función también del estado en el que nos encontremos (creado, aprobado, aceptado, etc).
3.  Los pedidos tienen un histórico donde se puede consultar qué campos han sido modificados y por quien a lo largo de toda su vida pinchando en el siguiente icono 

 

4. Los pedidos pueden llevar adjunta documentación, la cual puede subirse en el propio apartado de edición de pedidos.




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